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公司差旅费报销管理制度及流程
为了控制和压缩差旅费用的支出,提高各类业务人员的办事效率,特制定本制度。
一、办理程序
1、出差人员必须事先填写“出差申请单”,注明出差地点、事由、所需资金,经部门负责人签署意见后,方可出差。
2、出差人员回公司后,将有部门负责人签署意见的有效单据,按费用报销标准规定,经财务负责人审核后方可报销差旅费。
3、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的,需经部门负责人签署意见后方可报销。
4、出差人员返回后3个工作日内,由出差人员到财务部统一结算本次差旅费,不允许累加或拆分报销。
5、出差人员所有需要报销的费用按照以下标准执行,所附单据必须真实、可靠,并与发生的费用一一对应。替补发票原则上不予报销,补助费用除外。
6、出差人员每月报销2次,分别为每月12日、28日。
二、费用标准
总体原则:对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用,节约归己,超支不补”。
(1)住宿标准(金额单位:元。下同):
总 经 理:实报实销
其他人员:省会城市120元/人/天。
地级市100元/人/天。
县级80元/人/天。
伙食补助费:
省会城市:60元/人/天
其他市县:40元/人/天
交通费:
销售人员凭票实报实销。
(一)住宿费报销办法
1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法,按实际住宿的天数计算报销。
2、住宿费标准一般指每天每间,若为同性二人同时出差,按一个 房间标准报支。
(二)伙食补助费报销办法
中午12时前离开本市按全天补助;中午12时后离开本市按半天补助;中午12时前抵达本市按半天补助;中午12时后返抵本市按全天补助。
(三)其他
1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意,并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。
2、出差人员应保留完整车(船)票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据,对于公司代为订票的,应保留复印件作为审核依据。
单据的填写及粘贴
在报销过程中,经常会发现有不按照要求和规范,填写单据及贴票的情况,造成重复贴票填写等工作,即浪费大家的时间,有影响报销的进度。现就相关问题给大家做一下汇总,望大家认真看一下,按照要求进行报销。
报销单的填写:
部门名称:所在部门或办事处的名称
出 差 人:×××
出差事由:写明此次出差的项目及目的。
出差人注明详细的时间、出发地和到达地,乘坐的交通工具,车票张数和金额。
报销金额(大小写)必须和原始发票的金额相等,金额需要分类汇总填写,出差期间的补助费用在伙食补贴中填写,并在发票上写明出差天数及金额。报销单用黑色中性笔填写。
住宿费:票据上要注明住宿的确切到店及离开时间。
如有预支差旅费的,在“预支差旅费”一栏写明预支的时间及金额。
报销大小金额一致,大写金额必须顶头写,不得留有空格,小写金额前需加钱币符号“¥”,大写汉字要正确:壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 零
填写补领不足及归还多余的金额
右下角的报销人写上出差人员的名字,如果多人同行,同行人员必须签字,不得代签。
每张单据粘贴的顺序为:汽车/火车费、市内交通费、住宿费、餐补
票据的问题:
票据粘贴不得使用回形针、订书钉、燕尾夹等,票面朝上,形成阶梯状粘贴,粘贴时不要将面额数字粘住;
行政部门不同种类的费用尽量分开报销,不要用一张报销单报销。销售等部门的费用应按照项目报销;
注意发票的有效期,过期发票不能进行报销。
注:
所有的报销票据必须为当时当地发生的票据,餐补发票没有要求;
报销单填写金额四舍五入至角位;
如所提供票据金额超过报销金额,需在票据上注明“实报金额”;
报销单要按所列项目填写,要求书面整洁,不得出现草书,不能有涂改、乱划或是其他修改痕迹。
其他要求请参照报销管理制度。
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