岗位说明书编写要求.pdf

岗位说明书编写说明 一般来说，内容比较完整的工作说明书包括以下几个具体项目：①职位概要 ; ②履行职 责 ; ③业绩标准 ; ④工作关系 ; ⑤使用设备 ; ⑥工作的环境和工作条件 ; ⑦任职资格 ; ⑧其他 信息。其中① ~⑦项属于工作描述，第⑧项属于工作规范，下面将结合这些项目来具体解释应 该如何编写工作说明书。 1. 职位概要 就是用一句或几句比较简练的话来说明这一职位的主要工作职责，要让一个对这个职位 毫无了解的人一看职位概要就知道它大致要承担哪些职责。例如人力资源部经理的职位概要 可以这样描述： “制定、实施公司的人力资源战略和年度规划，主持制定、完善人力资源管理 制度以及相关的政策，指导解决公司人力资源管理中存在的问题，努力提高员工的绩效水平 和工作满意度，塑造一支敬业、团结协作的员工队伍，为实现公司的经营目标和战略意图提 供人力资源支持。 ”而公司前台的职位概要则要这样描述： “承担公司前台服务工作，接待安 排客户的来电，来访，负责员工午餐餐券以及报纸杂志的发放和管理等行政服务工作，维护 公司的良好形象。” 2. 履行职责 就是职位概要的具体细化， 要描述这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务和活动。 在实践过程中，这一部分是相对较难的，要经过反复的实践才能准确地把握。首先，要将职 位所有的工作活动划分为几项职责，然后再将每项职责进一步细化，分解为不同的任务。这 一过程可以用图 1 来表示。 职位 主要职责 职责的分解 4.0 1.0 3.0 2.0 图 1 职位履行职责的分解示意图 如果将老师看成是一个职位的话，下面看看这一职位的职责是如何分解的。首先，要将 老师从事的活动划分成几项职责，可以划分为教学、研究、学生指导和学校服务等几项。然 后，继续对每项职责进行细分。例如教学这项职责可以细分为课前备课、课堂讲讲授、课后 批改作业和期末进行考试这四项任务；研究这项职责可以细分为在刊物上发表论文、编写书 籍和参加学术研讨会三项任务。 将职位的活动分解之后，就要针对每一项任务来进行描述。描述时一般要注意下面两个 问题。 （1）要按照动宾短语的格式来描述， 即按照 “动词+宾语+ 目的状语”的格式来进行描述。 动词表明这项任务是怎样进行的；宾语表明活动实施的对象，可以是人也可以是事情，宾语 有时也可以是双宾语；目的状语则表明这项任务要取得什么样的结果。例如“监督和控制部 门年度预算， 以保证开支符合业务计划要求” ，其中，“监督和控制”是动词，“部门年度预算” 是宾语， “以保证开支符合业务计划要求”是目的状语；再比如， “指导下属制定招聘计划， 以保证各部门的人员需求” ，在这里， “指导”是动词，“下属”和“制定招聘计划”就是一个 双宾语， “以保证各部门的人员需求”是目的状语。 （2 ）要准确使用动词。使用动宾短语进行描述时，动词的使用是最为关键的部分，一定 要能够准确地表示员工是如何进行该项任务的， 以及在这项任务上的权限， 而不能过于笼统。 先来看几个例子。 “负责公司的预算工作 ……”、“负责公司的培训工作 ……”、“负责公司的 保卫工作 ……”，这是国内大多数企业在编写工作说明书时常用的语句，虽然也使用了动宾短 语的格式，但是由于动词的使用不准确，因此没有清楚地揭示任务应当如何来完成。 “负责” 这个动词表面上看起来比较清楚，但是深究起来问题很多，拿“负责公司的培训工作”来说， 什么是负责，是指导别人来完成培训叫负责呢，还是自己亲自完成培训叫负责呢，根本没有 说清楚，因此要尽量避免使用“负责”这类模糊不清的动词，要根据实际情况来准确地选择 和使用动词。还拿这个例子来说，如果是人力资源经理，可以这样描述： “制定公司的培训计 划 ……”；如果是培训主管， 则可以这样描述