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行政事业单位合同管理内部控制制度 前言： (行政事业单位内部控制规范 (试行))已实施，合同管理内部控制是《规范》的一项重 要内容。 本制度阐述了行政事业单位合同管理内部控制的目标、 主要内容、 关键岗位及内部 工作流程， 分析了行政事业单位合同管理的主要风险， 并提出了合同管理内部控制的主要措 施。 一、行政事业单位合同管理概述利并承担民事义务的法人单位， 其在履行社会合同， 又称为 契约、协议、是平等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同作为一 种民事法律行为， 是当事人协商一致的产物。 依法成立的合同从成立之日起生效， 具有法律 约束力。 随着国家经济体制改革及依法行政的深入推进， 行政事业单位作为能够独立享有民事权管理 职责，提供公共服务或从事民事法律行为时签订的经济合同正在逐年增加， 单位面临的合同 风险也日趋加大， 合同管理已经成为单位经济管理活动中的一项重要内容。 合同管理指单位 为实现合同目的， 依据相关法律法规及本单位的内部控制制度， 在合同从立项、 谈判、 起草、 审批、 生效、履行、变更、 纠纷解决以及合同归档的整个工作流程中所进行的一系列行为的 统称。从工作实践角度来看，合同管理包括合同立项、合同谈判、合同起草、合同审批、合 同签约、合同文件、合同执行、合同结算、合同变更等一系列环节和内容。 行政事业单位合同管理内部控制是指由单位决策层、 执行层、 监督层共同实施的、 旨在合理 保证实现单位合同目标、 有效维护单位合法权益、 降低合同风险、 有效提升单位公共服务的 效率效果、防范合同舞弊、预防腐败的过程。 二、行政事业单位合同管理内部控制的目标 1．确保合同立项民主科学，合同订立事项须经过决策层的集体科学决策并履行授权审批程 序，防止遗漏应订立合同的经济事项， 防止以口头法律行政法规的规定以单位名义对外签订 担保、 代替书面合同办理经济事项， 防止未经授权擅自以单位名义签订合同， 或者违反投资 及借贷合同 2．确保合同订立周密严谨，合同订立前经过公平有效的谈判或协商，确保起草的合内容完 整，合法有效，无法律漏洞或权利义务瑕疵；合同文本措辞严谨，逻辑周密；正式合同订立 前应经过相关部门的审核，防止因合同文本失当而导致单位利益受到损害。 3．确保合同履行有效监控，时刻关注合同履行情况，遇有特殊情况造成履约困难， 或发生合同纠纷、变更、解除等情况时，确保能及时采取应对措施，维护单位合法权益。 4．确保合同档案安全完整，确保与合同订立、履行、变更、解除等事项相关的档案能够及 时整理留存， 确保合同档案安全完整， 保密， 防止以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉 及的国家秘密、工作秘密或者商业秘密。 三、行政事业单位合同管理内部控制的内容 1．职责分工控制。明确划分各职能部门在合同管理方面职责分工，确保单位部门 职责明确，合理分工，各司其职，顺畅沟通。 2．决策机制控制。建立科学、民主、高效的合同订立决策制度，确保合同立项合 理合法能够有效满足单位的管理要求，并最大限度地降低合同风险。 3．订立审批控制。建立合同文本订立审批流程，将与合同管理相关的职能部门均 纳入审签流程，确保合同文本周密严禁，无重大法律或专业疏漏。 4．履行监管控制。重视合同履约监控，在合同订立后及时关注合同履约进展，发 现隐患及时处理，防止签订后因缺乏监管而失控。 5．考核追踪控制。与合同岗位责任制结合，健全合同管理考核追踪制度，定期考 核合同管理情况及合同履行效果，切实实现合同风险防范问责。 四、行政事业单位合同管理内部业务流程 (一)合同管理牵涉的部门及岗位 行政事业单位的合同管理同时牵涉单位内部外部的多个部门及岗位， 外部包括： 合同对方当 事人、技术及法律领域专家等。内部包括：合同事项发起部门 (合同执行部门 )、合同归口管 理部门、审计、纪检及财务部门，单位决策层及各部门内部的相关岗位工作人员。 (二)合同管理业务流程 1．合同管理业务流程图 2．流程节点简要说明 五、行政事业单位合同管理的主要风险 狭义的合同风险是指在合同订立、 履行、 变更、 终止的过程中因行为不当给合同当事人造成 的利益损失，如合同对象选择不当造成履约困难，合同文本不严谨造成单位合法权益损失， 合同内容不符合法律法规相关规定造成合同无效等等。 合同风险种类多样， 形成原因错综复 杂，总体来看，行政事业单位的合同风险主要存在于合同调查、谈判、起草、审批、签订、 履行、变更及合同保管等环节。 1. 合同调查立项环节。合同调查立项环节，单位面临的主要风险包括：前期未对合 同事项作出恰当的可行性评估，未对合同事项做出科学决策，立项重复或者不合 理，无法满足单位管理要求；或者是在对合同对象进行背景调查时， · 对被调查对象的履约 能力和商业信誉未给予恰