巧用EXCEL的数据透视表.docVIP

巧用EXCEL的数据透视表 对于EXCEL电子表格来说有一项统计功能，也许是一般用户所比较容易忽视的，现在就以我在实际中的体会来讲讲这些功能吧！ 比如现在有一张工作表里有公司部门PC设备的配置数据，分别有机型、硬盘、内存等如图1，如果让你统计一下机型为P166或者硬盘的数量你能让EXCEL自己计算吗？其实很简单，EXCEL中“数据透视表”就能轻松实现你的要求。请一步步来听我讲：首先要新建工作表，点击A1栏，点击“数据”、“数据透视表”，如图2，依照默认项建立数据透视表，点“下一步”，打开如图1的表格，选择其中的硬盘一列，注意：在工作表中选择列的第一行不能空，因此此行将用作字段名，这里的字段按钮分别拖到中间的行和数据区（两个都要），双击中间数据区中的字段按钮，你可以给它重新命名，如图3，再往下点击直至完成，你就可以在新建的表单中看到一个有关硬盘按种类的统计结果。如法炮制你就可以得到公司所有部门的全部有关数据，注意EXCEL是按计数方式来统计的，如果你录入时即使是相同型号的数据，但只要多输入一个空格，那么你得到的就会是两种数据，所以进行计算前最好对数据源进行统一调整。在得到不同部门的数据后你还可以利用数据透视表的合并计算功能进行汇总统计，方法是在开始建立数据透视表的向导第一步中使用“合并…”的选项。是不是刚刚有些成绩了呢？如果再弄清楚下列问题，相信你对数据透视表会更得心应手。 图1 图2 Q：如何对透视表进行移动、复制、修改或删除？ A：移动数据表方法与移动单元格的方法基本一致，先选定数据表，然后将鼠标移到选定单元格的边框上待其变成箭头就可以移动了；复制方法是选定按下CTRL＋C，在目标单元格上按CTRL＋V即可；透视表一般不允许直接修改和删除，但是凡事没有绝对，比如在刚才的例子中得到的数据中可能就会有一项是“空白”，那么你要清除它，先选中空白及后面的统计数据，然后在数据透视表中右击，点击删除，“空白”一行即会消失，实际上它是被隐藏了，如果你发现有关数据中还有额外的漏统计项目，这时你就可以利用这个“空白”项将它改为你所需要的，如“火球6.4”等，然后填上后面的统计数，这时总计数也会相应改变。 Q：为什么在源数据做的修改，而数据透视表却没有变化呢？能否实现自动更新呢？ 图3 A：如果你对源数据的修改没有被反映出来，可能是数据透视表未“刷新”，方法是右击建好的数据透视表，单击“刷新”，结果马上就会有了。自动更新的实现方法同样是右击，选择“选项”中“打开刷新”就可以了，如图4。自动更新所需要的时间会较长。 图4 Q：当提示说“不能创建数据表”时如何解决？ A：不能创建的原因在上文说到了一点，就是选择数据源时第一行没有内容，此时你可以在第一行任意填写字符，此时就能够创立了；还有一种建立失败的原因就是在最后生成的透视表与目前存在的透视表重叠，只要稍微调整最后生成透视表的位置即可，如果要替换原透视表一定看清楚原透视表的有关字段位置。 文章中如果有什么差错还请朋友们批评指正。