新版三体系程序文件汇编.pdfVIP

学 海 无 涯 编号： 程序文件汇编 （第1 版） 编制： 审核： 批准： XXXX- 10-01 发布 XXXX- 10-01 实施 *******有限公司 学 海 无 涯 目录 文件控制程序 1.目的 对管理体系所要求的文件进行控制，确保各部门使用文件的适宜性、充分性和有效性。 2.适用范围 适用于公司质量/环境/职业健康安全文件和资料的控制。 3.职责 3.1 办公室负责管理体系文件的归口管理； 3.2 技术部负责技术文件的管理和控制； 3.3 研发部负责设计研发和技术协议等文件的控制管理； 3.4 各部门负责归口外来文件的控制管理。 4.工作程序 学 海 无 涯 4.1 管理体系文件分为三个层次，分别是A 层文件 《管理手册》；B 层文件 《程序文件》； C 层文件有：作业指导书、操作规程、管理制度、国家/行业标准等。 4.2 文件的审批流程 4.2.1 A 层文件：《管理手册》由综治办编写、常务副总审核，总经理批准。 4.2.2 B 层文件：《程序文件》由编写小组负责编制，管理者代表审核，总经理批准。 4.2.3 C 层文件：由管理部门编写，部门负责人审核，分管副总批准。 4.2.4 公司行政文件 4.2.4.1 人事任命文件 高层管理人员任命由总经理提名，董事会审核，董事长批准后发布；部门中层正职管 理人员任命由总经理提名、董事长批准后发布；部门中层副职、班组长任命，由分管副总 提名、总经理批准发布。 4.2.4.2 其他文件 其他文件由主管部门起草，经部门负责人、分管副总、总经理审批后发布。 4.3 文件的控制管理 4.3.1 文件编写格式统一按照《体系文件编写导则》要求进行编写。 4.3.2 技术部负责工艺规程、产品标准等文件发放和回收控制管理。 4.3.3 研发部负责新产品研发文件、SDS 和使用说明书、技术协议等文件的发放控制管 理。 4.3.4 办公室负责体系书面文件的复印、发放和回收等的控制管理（技术文件除外）。 4.3.5 综治办负责OA 系统电子版文件授权的控制管理，负责各部门书面文件发放及变更 的登记。各部门负责本部门电子文件的归档管理和控制。 4.3.6 文件应保密，不准私自外泄及复印，严格执行保密制度；需借阅时申请批准，并建 立文件借阅记录。 4.4 文件的管理 4.4.1 建立“文件发放和回收记录” 学 海 无 涯 各部门应建立本部门的“文件发放和接收记录”，并对其变动情况实行动态管理，随 时掌握文件的现行修订状态和有效版本，保证各使用场所文件的适宜性和有效性。 4.4.2 文件的借阅 借阅文件应填写 “文件/记录借阅记录”，经文件保管部门的负责人批准后，即可借 阅，涉密文件要经分管副总或总经理批准。 4.4.3 文件的增发 需要增加书面文件的，由需求部门提出申请经部门负责人批准后，统一由办公室、技 术部和研发部按《文件控制程序》进行控制发放。 4.4.4 文件的补领 使用中的文件因破损无法使用或丢失时，应到文件发放部门办理更换或补发手续，经 原批准人批准后发放；更换的文件分发号不变。当公司内部机构调整或人员变更时，应做 好文件交接工作。 4.4.5 文件的作废、销毁和留用 4.4.5.1 文件更新或换版时，由文件发放部门依据文件发放记录及时收回旧版本，发放新 版本，填写回收记录，并加盖“作废”标识。 4.4.5.2 作废的和超过保管期的文件，由办公室填写文件销毁清单，经分管副总批准后方 可处理，销毁时应有二人在场，并