文件控制程序(1).pdfVIP

代 号： KTJ/CX01-2013 程 序 文 件 第 1 页 共 7 页 第 4 版 第 1 次修订 主题 ：文件控制程序 实施日期： 2014 年 1 月 1 日 1 目的 对本所管理体系文件的编制、批准、修订、发放、编号、保存等环节和管理工作 予以明确，确保本所管理体系文件处于受控状态，且为最新版本。 2 适用范围 适用于本所制定的《质量手册》、《程序文件》、《作业指导书》和各类质量记录表 格，以及为开展各项检测工作或引用的外来文件，如相关法律法规、计量检定规 程、校准规范、各类标准、文献等。 3 职责 3.1所长负责《质量手册》、《程序文件》的批准、发布。 3.2 质量负责人负责组织管理体系文件的编制，《质量手册》、《程序文件》等管 理文件的批准。 3.3技术负责人负责本所内部制定的技术性文件的修订、批准、外来技术性文件 采用的批准及技术性《程序文件》和审定。 3.4各职能部门承担管理体系与本部门相关内容的编写。 3.5业务办公室负责本所管理体系文件的打印、编号、发放、回收、保存等工作， 并且负责外来文件的定购、登记、借阅、回收、保存等管理工作。 4 工作程序 4.1管理体系文件的分类及代号 管理体系文件分为本所内部制定和外来文件两类，根据体特效药文件层次又划分 为质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录四个层次。 4.1.1 质量手册代号 ZL（为“质量”的拼音首字母），具体编写格式见《质量手 册编写规则》 奎屯市质量与计量检测所受控文件，请妥善保管。 代 号： KTJ/CX01-2013 程 序 文 件 第 2 页 共 7 页 第 4 版 第 1 次修订 主题 ：文件控制程序 实施日期： 2014 年 1 月 1 日 （代号：（代号：KTJ/CX01－2013） 4.1.2程序文件代号CX （为“程序”的拼音首字母），每个程序文件代号为KTJ/CX □□****， 其中□□为两位序位数码，代表此程序文件在质量手册中出现的顺序，****代表 此程序文件发布的年号，具体编号格式见《程序文件编写规则》（代号：KTJ/CX02 －2013） 4.1.3作业指导书代号ZY(为“作业”的拼音首字母)。分为内部编制和外来两类。 4.1.3.1内部编制的作业指导书代号为KTJ/ZY□□****，其中□□为两位序位数 码，为此作业指导书的编号，****代表作业指导书发布的年号。具体编写见《作 业指导书编写规则》代号：KTJ/ZY03－2013） 4.1.3.2对业务办公室购入的或由各部门人员学习培训带回的规程、规范、标准 等，可直接引用其代号，交由业务办公室统一管理。 4.1.4质量记录表格代号JL（为“记录”的拼音首字母） 4.1.4.1 对于内部编制质量文件要求的每个质量记录表格代号为 KTJ/JL□□□ □****，其中□□□□为表格编号，****为编制年号，质量记录表格的格式根据 程序文件及作业指导书的具体要求进行编制。在实际使用时无需编号。 4.1.4.2 采用外来作业指导书中所附的每个质量记录表格的代号以相应技术文 件编号及表格编号为主。如 JJG476－2001 附件 1，即为计量检定规程 JJG476－ 2001的附件1的表格。 4.2 管理体系文件的排版 4.2.1所有内部编制的管理体系文件均使用A4纸，并按内部制定的编写规则进 奎屯市质量与计量检测所受控文件，请妥善保管。