酒店文档管理制度.docVIP

酒店文档管理制度 (一)文件分类 酒店文件分为两大类: 外部文件 外部文件包括上级公司有关部门或外单位发来的文件。 内部文件 内部文件包括酒店向上级公司有关部门或外单位制发的文件和酒店内部发文。 (二)文件管理规定 1.外来文件管理规定 (1)酒店收到的外来文件统一由总经理办公室处理,总经理办公室行政助理负责文件的编号、登记和传递。 (2)总经理办公室行政助理收到外来文件后,附上《文件传阅单》，按领导批示转交相关部门处理，相关部门将处理结果反馈回总经理办公室。 (3)总经理办公室负责外来文件的归档工作。 2.内部文件管理规定 （1）酒店制发的行政文件的主要种类 A.决定、决议（红头文件） 凡对重大事项作出的安排，用“决定”。 经过会议讨论并要贯彻执行的事项，用“决议”。 B.通知、通报（红头文件） 发布规章、制度、转发外来文件，要求下级办理或知晓的事项，用“通知”。 表彰先进、批评错误、传达重要情况，用“通报”。 C.报告、请示 向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 向上级请求指示、批准、申请，用“请示”，使用签报格式。 D.平行文（普通文件格式） 各部门之间的发文。 E.传真 适用于一般公务联系及紧急文件传送。 F.会议纪要 适用于记载传达会议情况和议定的事项。 （2）发文规定 A．酒店发文的程序为：拟稿，审核（部门领导），签发（酒店领导），打印，发文，催办，立卷，归