(新)XX大酒店采购部管理手册.pdfVIP

东莞喜来登大酒店 采购部管理手册 目录 第一 …………采购管理制度 第二 …………采购部工作流程 第三 …………采购部各岗位职责及分工 第四 …………采购部相关工作表格. 喜来登大酒店采购管理制度 为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内 部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度: 一、 采购管理部门 酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本 控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作. 二、 采购部工作基本要求 1.所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意 2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每 月每一类至少有三家供货商提供报价单 3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定 4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责 5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商 等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理 成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会 6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归 档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交 .上述资料及采 购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信 息库. 7. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采 购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一 个月下单采购 8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以 报销 9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜 10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期 的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店 财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利. 三、 采购审批程序 1.申购单审批程序： 使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查 董事同意 采购部询价 财务总监 稽查部 行政 办 董事会 申购单返回采购部 2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现 金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结 果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和 集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查. 2. 单位价值 1000元以上或批量价值在2000 元以上的物品采购 审批程序: 采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供 货商 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议 财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字 执行合同或协议 (评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽 查组成) 3.赊购(月结)物品采购审批程序 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采 购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行. 各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家 供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组 成供货商评定小组,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定 供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市 场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间 内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料. 四、 采购监督 采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共 同完成,平时