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（管理制度)企业行政事务管理制度总则 企业行政事务管理制度总则 总则 1.为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。 2.本规定所指行政事务包括部门内部事物处理流程、会议制度、文件收发管理、档案管理、印鉴管理、办公用品管理、电话管理、报刊、信件及邮件管理、保密制度、工作汇报规定、物资管理制度、仓储管理、集体宿舍管理等。 部门内部事物处理流程 1、坚持统壹领导和分级管理的原则。上下级关系清晰化，下级应定期向上级汇报工作且逐级向上。部门主管以下职员向其直接主管上级汇报工作，部门主管人员向直接领导汇报工作。职员经直接主管同意或紧急情况时可越级汇报，职员和直接主管有不同意见不能统壹时可越级汇报。 2、同级部门之间任务交接应通过其部门主管人员进行工作分配。 3、员工上班时间不得接待和公司业务无关的人员，遇有特殊情况（如外地亲友来访），应尽量缩短会客时间。 4、员工上班时间不得将无关人员带入办公区，会客应安排于会客室。 5、不得于工作期间从事和工作内容无关的内容，如：见和工作无关的INTERNET或BBS网站；网上聊天（OICQ）、玩游戏等；见非专业且和工作无关的书籍和报刊。 6、为了保证公司行政电话的畅通，上班时间禁止通过电话拨号上网。 会议制度 会议分类 公司会议分为定期会议（例会）和临时会议俩类。 会议安排 会议准备工作由行政人事部负责组织，会议议题及和会人员根据具体情况而定，会议前由行政人事部提前通知，包括把会议事项的进行顺序和时间的分配预先告知和会人员。 临时会议视具体情况而定。 会议禁忌如下： 1)发言不得冗长，喋喋不休（原则上以八分钟为限）。 2)不能够从头到尾沉默到底。 3)不可采用不正确的资料。 4)不可尽谈些期待性的预测。 5)不可做人身攻击。 6)不可不懂装懂，胡言乱语。 7)不要谈到抽象论或观念论。 8)不可对发言者吹毛求疵。 9)不可打断他人的发言。 10)不可中途离席（遇紧急情况除外）。 l会议要求如下： 1）和会人员不得迟到、不得缺席。 2)会前要认真收集资料，准备发言提纲。 3)会上做好笔记，积极参和讨论发表自己的意见。 4)于必须延长会议时间时，应取得大家的同意，且决定延长的时间。 5)应当把整理出来的结论交给全体和会人员表决确认。 6)会后要及时传达会议精神，认真贯彻和落实会议决议。 文件收发管理 公司的文件由行政人事部负责起草和审核，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发； 公司各部门所发文件由各部门负责起草，行政人事部审核，总经理签发； 经签发的文件和原稿，由行政人事部分类归档、保存备查； 属于秘密文件，核稿人应注明“秘密”字样，且确定报送范围。秘密文件按公司保密规定，由专人印制、报送； 文件统壹由行政人事部发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，且向文件签发人方案报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送； 外来的文件由行政人事部专人负责签收，且分类登记。由行政人事部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误。属急件的，应于接件后1小时内报送。 档案管理 公司的财务档案（销售合同）由财务部负责，技术档案由质检部负责；其余档案由行政人事部负责。档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全； 归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、技术资源、财务审计、员工薪资、运营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 档案的借阅和索取： 1)董事长，总经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 2)公司其他人员需借阅档案时，要经总经理批准，且办理手续。 3)借阅档案必须爱护、保持整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；壹般内部档案由分管部门负责人批准方可摘录和复制。 档案的销毁： 1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。 2)若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，壹般内部档案须经分管部门负责人批准后方可销毁。 3)经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写，编制销毁清单，由专人监督销毁。 印鉴管理 公司印鉴由行政人事部负责管理。 印章的刻制、改刻和废止，由行政人事部提出且承办。其中：公司行政印鉴、具有法人资格的二级机构印鉴、合同专用章、财务税收及支票印鉴、公司主要负责人印章、出纳个人专用印鉴等，于刻印前须报请总经理同意后方可刻制；其它印鉴经行政人事部同意后即可刻制。如有需要更换或废止的印章，各部门应迅速将旧印章交仍行政部。 废止印章由行政人事部保存