项目1办公室环境优化和管理.pptVIP

? （ 3 ）色彩 ? ①有效地使用颜色。 ②颜色应协调一致。 ? （ 4 ）声音 ? ①消除噪音的来源。②用吸音的材料以减 少噪音的影响。③适量音乐的播放。 1.2 办公室的布置 ? ? ? ? ? 1 、优化办公环境的原则 （ 1 ）方便实用 （ 2 ）舒适整洁 （ 3 ）和谐统一 （ 4 ）安全 2 、办公室布置的具体程序 ? （ 1 ）对各部门的业务及工作内容与性质，加以考察与 分析，以明确各部门及各员工间的关系，而供决定其位 置时的依据与参考。 ? （ 2 ）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来 。按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大 小。 ? 猜一猜：办公空间应该多大？ ? （ 3 ）根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表 分别详细记载。 ? （ 4 ）依据这些步骤所得结果，加以研究与计划，绘制 办公室座位布置图，然后依图布置之。 3 、办公室布置注意事项 ? （ 1 ）使用同样大小的桌椅、档案柜、文件架等。 ? （ 2 ）采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角 度的排列。 ? （ 3 ）工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的 文书移动。 ? （ 4 ）相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同 的工作便于联系。 ? （ 5 ）接待室或接待区应置于入口处。 ? （ 6 ）饮水机、公告板等置于不致引起职员分心及不拥 挤的地方。 ? （ 7 ）主管座位位于下属之后，便于上司观察工作时发 生的事情。 ? （ 8 ）自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。 3 、办公室布置注意事项 ? （ 9 ）勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。 ? （ 10 ）采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。 ? （ 11 ）将需要使用嘈杂设备与机械的单位，设于防声之 处或安排在独立的房间内，以避免干扰其他部门。 ? （ 12 ）装设充分的电插座，供办公室设备与机械之用。 ? （ 13 ）倘可能时，应设休息处，作为公余休息、自由交 谈及用午膳之所。 ? （ 14 ）档案柜应背对背放置，或可考虑将档案柜放置在 墙角。 ? （ 15 ）对未来的变化应加预测，使布置易适应变化。 1.3 办公室环境的日常维护 ? 秘书一定要形成好习惯，维护办公室的日常 环境： ? 1 、打扫卫生，及时消毒 ? （ 1 ）办公桌面无灰尘、水渍、杂物，下班前要清理桌 面。 ? （ 2 ）废纸篓应放在隐蔽处，最好是办公桌的内侧，每 天下班前要倒掉废纸篓中的垃圾。 ? （ 3 ）计算机键盘要定期消毒。 ? （ 4 ）定期消毒电话筒、地毯、门把，减少细菌的入侵。 项目 1 办公室环境优化和管理 ? 办公环境，或称为办公室环境．从广义上说， 它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境； 从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的 秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和 自然环境 。 1.1 现代办公环境 ? 1 、现代办公室布局 ? 现行的办公室布局，大体上有开放式、 封闭式和混合式三种。 （ 1 ）开放式布局 ? 将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工 作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人 员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 开放式办公不利健康 现在大多数单位都采用开放办公方式，这样办公室透明度高，便于管 理，可起到相互监督的作用，并且有现代化气息。可是，开放式办公并 非十分有利于健康。 前不久，美国康奈尔大学环境分析学教授加里 · 埃文斯以及研究人员 随机安排 40 个女性文秘到安静的办公室或有轻微噪音的开放式办公室工 作 3 小时。结果发现，那些在有噪音的或嘈杂的办公室工作的人体内肾上 腺素水平非常高 ( 肾上腺素水平过高，患心脏病的危险性便增大 ) 。这说 明她们感到了很大的压力。而医学科学证明，精神和心理压力大的人， 容易引起大脑皮质功能紊乱及植物神经功能失调等，从而导致心率加快 及心肌耗氧量增加。同时，还可促使血小板聚集，血液黏稠度增加，导 致血脂增高，易促使冠心病形成。 另外，开放式办公往往也易使疾病传播，还可使人易患空调环境导 致的各种疾病。 处于开放式办公的人们。如果无法改变自己的工作环境，就要经常 从座位上起身短暂休息。这不仅能够缓解压力，保护自己的心脏，还被 证明能够提高工作效率。其次，积极调整心态，努力缓解心理压力。还 有，注意开放式办公室的空气流通，经常进行必要的消毒。在病毒细菌 活跃的季节，最好关闭开放式办公室。 （ 2 ）封闭式布局 ? 把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房 间内，组成一个个小办公室。 （ 3 ）混合式布局 ? 在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各 职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开 来，组成若干个工作区域。 2 、直接工作空间的安排 ? ? ? ? （ 1 ）办