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董秘工作重点关注内容 引言： 董事会秘书在日常开展工作中，应重点关注的工作内容和常规工 作技巧： 一、如何开好董事会？ 作为董秘， 一是：要为董事长准备一份简要的程序化的主持搞，其中包括：会 议所需大致时间、董事长发言要点、出席董事、缺席董事、缺席董事的 授权委托、会议后是否安排其他活动等内容，既保证会议的正式性与 规范性，又便于董事长从整体上把握会议节奏。 二是：一份董事会会议纪要的水平主要体现在及时性、准确性与 全面性。及时性是指：在董事会会议结束后尽可能短的时间内，即时将 整理好的会议纪录呈交各位董事 字确认；准确性是指：董事会秘书能 够正确理解各位董事的发言并抓住其要点，将其体现在会议纪要里面； 全面性是指：在会议纪要中反映了全部董事及列席高管的主要意见，并 无遗漏。 要善于归纳董事们的意见，这方面最能体现董秘的水平。这么多 年，我在这方面做得比较成功，深得董事们赞赏。每次都是议案一做 完，我的决议打印搞立即出手，从不中途休会，基本上也不要再作修 改。这方面我的做法是早作准备，提前准备一个框架式的决议草稿，包 括臆想中的董事意见，开会过程中再及时地把董事们的精彩意见加进 去，尽可能地快捷、准确，使之融会贯通，一气呵成。 三是：会务安排要尽可能地细致、周到。每次对外地、外籍董事的 接、住、行、陪都要安排好，不要 因此而影响会议的质量。 四是：要与监事会搞好协调。每次开董事会，监事们都列席会议， 有时监事会还要与董事会同日召开，同时发通知，同时发布决议公告， 董秘要协调好。 二、如何召开好股东大会？ 召开股东大会最重要的是要规范，要做到无懈可击。股东大会组 织得是否严密，召开得是否规范，在某种意义上最能体现上市公司的 管理水平。这方面，作为董秘，有几点做法： 一是：按照规范化的要求，提前一个月发布召开通知，确定会议时 间、地点、会议议程，A 股股权登记日，股东登记日及登记方法，没有 特殊情况，一般不要随意变动议题、时间、会场。万一一定要调整时间， 也不能变更股权登记日，否则就要违规。这里需要提示的，是要合理 地安排好股权登记日，股东到公司登记日，与会议召开日之间有个时 间差，以便从容地安排好会务。 二是：认真组织好会务。每次都根据参会人员多少，抽调大会 工 作人员，分工到人，责任到人，并且每次我都要召开总经办协调会，召 开全体工作人员动员会，强调注意“四个形象” ：服饰形象，男士潇洒， 女士漂亮，着装庄重大方，佩戴工作人员胸卡；语言形象，文明礼貌，善 待股东，一股也是老板，要热情周到；纪律形象，不迟到早退，各司其 责；协作形象，既分工又合作，是一个整体，既要种好“责任田”，又要打 好协作仗。 三是：准备一份详细、规范的主持搞，从头到尾程序一定要合规。 比如，要分清普通议案与特别议案，明确表决方式， 检票、监票人员 要明确，尤其是监票人要由 1 名监事和两名股东代表组成，最后要由 清点人代表宣读表决结果，由律师见证。 四是：要安排好表决结果统计的空隙时 间。有的公司是放电影、 放录相，我们公司经常是请董事长或总经理讲发展思路，现在又调整 为放映企业光盘介绍企业。 五是：要随时准备应付突发事件。大家知道， 前两年上海开股东 大会出现一批唯利是图的“专业户”，专门四处赶场子，索要礼品、交通 费，扰乱会场，而且人数越来越多，会场越开越大。为了开好股东大会， 应对突发事件，身为董秘应眼观六路，耳听八方，密切注意会场动向， 随时协调指挥应对突发事件。作为董秘，我深信邪不压正。作为股东 大会的总协调、会场总指挥，自己绝不能胆怯怕事，并且每次都给工作 人员鼓劲，经过周密的安排，使会议得以正常进行，确保与会领导的 安全。这种股东大会“专业户”现象，使上海上市公司领导很伤脑筋，也 引起了社会各界的广泛关注。上海市董秘协会，率先通过问卷调查，写 专题报告向市政府领导发出呼吁，最后经过各方共同努力才刹住了这 股歪风。 六是：股东大会决议公告形式创新。用表格的形式公布表决结果， 节省了大量文字 篇幅和境外信息披露费。 三、关于信息披露 信息披露是董秘的重要职责。信息披露分为定期报告和临时报告。 定期报告如年报、中报、季报。临时报告指各类临时公告，如董事会决 议，监事会决议，股东大会召开公告、决议，重要事项公告，如收购、转 让资 产、股权公告，分红派息、送股转股