第六章秘书的工作职能3教学内容.ppt

他想：“马上就要过春节了，这事可拖延不得呀。” 他想到晚上 要开领导班子办公会，立即出去将有关情况调查核实了一遍，赶写 了一份《关于春节期间我镇火灾隐患的调查》，正好赶到领导班子 开会前交到镇长手中。会议开始，镇长首先说：“在讨论预定事项 前，先讨论一件大事，就是春节期间的防火及安全问题，老李写了 份调查材料，十分及时……” 结果，会议采纳了老李的建议，全镇进行了全面的防火及安全 工作检查，春节期间无一处火灾发生，并由此带动了全镇环境治理 工作，受到省、市领导机关的重视和表彰。该镇的名声大振，不少 客商慕名而来。 问题： 秘书老李提出春节前进行全镇安全检查建议的过程中，有何可贵 之处？ 二、对信息利用的参谋智能辅助 信息作为社会经济发展的重要资源之一，其作用已越来 越被人们所重视。社会各级各类组织领导的决策，知识财富 的创新都愈来愈依靠信息的收集与整合。秘书部门处于信息 联络的集散地，通过沟通信息、整合信息，为领导决策提供 可靠依据。信息工作已成为现代秘书工作的重要内容之一。 信息工作水平高低直接体现秘书参谋辅助水平. 秘书信息除具有信息的一般特征外，还具有自身的特征。 1．针对性。秘书信息工作必须有信息的针对性，才能保证秘书信息的质量。秘书信息针对性主要在于结合业务，即信息的专业性；围绕领导工作中心，按照领导指示和意图进行；针对突出问题、专题问题进行信息工作。 2．综合性。即秘书将多种有用的信息融合成一个有机的整体，而不是多种信息的堆砌拼凑，只有提供这种有价值的综合信息，才能更好地为领导决策、拟订计划、制定措施等服务。 秘书信息的特征 3．时效性。 信息的作用和价值会随着时间的推移而改变，所谓 时效性分为及时性、适时性两种表现形式。及时性：就是强调 信息要保持新鲜度，排斥迟到的陈旧的信息。适时性：就是讲 究提供信息要选择最佳时机，因为在一定时限内，人们对某种 信息的需求最为迫切，这时信息的吸收率最大，在这之前，即 使是有用的信息往往得不到重视，在这之后，有用的信息则会 变成无用的信息。 4．经常性。主要体现在秘书的各项常规工作中，如办文、办事、 办会等工作，无论是文书工作、督办查办、信访调研等都需要 经常注意信息的收集、整理和传递。 （一） 对信息的获取、利用 领导者应全面地获取和利用信息，才能站在全局的高度开展领 导和管理活动。然而，在实践中，不少领导者在信息获取和利用的 方向、信息量及信息结构等方面都存在问题，因而使领导和管理工 作失误。对此，秘书要注重以下几个方面： （１） 要注重在方向上的参谋辅助。针对某些只重上面的指示， 不重下面的反映；只迷信过去的经验，不相信创新发展；只听得进 歌功颂德，听不进批评和不同看法等消极现象，秘书应加强下情上 达，要善于把群众中的智慧、经验、创新成果、意见、建议和要求 全面及时向领导反映，让领导者认识到群众中蕴藏着极为丰富的智 能信息资源，自觉地改变获取和利用信息上的偏差。这样，既有利 于领导者正确利用信息依据，又有利于端正领导作风。 （一） 对信息的获取、利用 （２） 要注重在扩大信息量上的参谋辅助。进行有效的领导和 管理必须占有充足的信息量，信息短缺、片面，就会造成失误。 秘书在及时有效地提供信息服务的同时，应当在领导下基层前， 做好铺垫工作，找准有代表性的信息源、典型单位和萌发新苗头、 新经验、新问题的现场，向领导者作介绍，引起领导重视，强化 深入基层、深入实际、深入群众的兴趣，使之在实践中扩大信息 量；秘书应在资料工作中，对最新的动态和重要文献、书籍、报 刊等，作好摘要、剪报等，适时推荐给领导者，使之在精要的阅 读中扩大信息量；秘书还应在信息综合处理中编写综合度高、针 对性强的“信息快报” 材料供领导阅知，使之在动态信息把握 中扩大信息量。秘书在此方面的辅助，虽不是提出妙计良策，但 其智能补给方面的作用，是不可替代的。 （一） 对信息的获取、利用 （３） 要注重优化信息结构方面的辅助。科学的领导活动所依 据的信息结构也必须科学合理，即对组织内部的和组织外部的、 正式组织的和非正式组织的、历史的、现实的及预测的、业务 主要方面的和相关方面的、政治经济文化法规方面的和社情民 意方面的、国际方面的和国内及行业等方面的信息，都应有一 个合理的结构和比例。在不同阶段、不同问题上还应有相应的 侧重点。在实践中经常出现管理所依据的信息结构不合理而酿 成的失误，如只顾内部情况而对外部环境变化缺乏了解所造成 的失误，只重现状不了解未来发展趋势所造成的失误，只重决 策者的施治意图不了解社情民意及群众要求所造成的失误等等。 【案例】 桐湖乡接到