会议内审管评改进.pdfVIP

26．会议制度 1．目的和范围: 会议是公司内部沟通的最有效方式之一，建立会议制度目的在 于规范各种会议的组织筹备、信息收集、信息沟通、会议记录、会议纪要发 放、会后跟踪落实等工作，以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道，从而有 利于持续有效的制度化改进。其范围涵盖公司内的各种会议以及公司员工外 出参加的会议。 2 ．职责 2.1 总经理/副总经理 2.1.1 主持经理例会、公司专题会议、管理评审会议、全体员工大会； 2.1.2 指定专人追踪经理例会事项的落实情况； 2.1.3 经理例会后,指定专人整理会议记录,形成并发放会议纪要； 2.1.4 参加相关会议。 2.2 总经理室 2.2.1 总经理秘书负责经理例会的通知、召集；总经理室有关人员参加经理 例会。 2.2.2 总经理室通知召开公司员工大会； 2.2.3 组织召开公司专题会议； 2.2.4 负责组织与质量管理体系有关的会议； 2.2.5 总经理室副主任负责经理例会和公司专题会议的会议记录、会议纪要 发放、会议布置工作执行情况的追踪、落实和反馈等工作。 2.3 各部门 2.3.1 经理例会前向总经理室递交本部门工作周记，部门正职经理和项目部 正职经理参加经理例会，布置执行会议安排工作； 2.3.2 部门经理主持召开本部门周会，负责周会精神在本部门内部的沟通； 2.3.3 业务主管部门负责业务专题会议的召开，并组织相关部门参加；指定 专人做会议记录，发放会议纪要、追踪落实会议布置工作； 2.3.4 部门经理、人力资源部经理审定并批准员工外出参加外部会议（高级 员工由总经理批准）； 2.3.5 人力资源部负责公司员工大会等会议的具体会务安排。 3 ． 工作流程 3.1 会议类别 3.1.1 例会，包括经理例会、各部室周会、项目部例会、施工监理例会等； 1 3.1.2 专题会议，包括公司专题会议和部门业务专题会议（针对业务专题由 业务主管部门牵头组织有关人员召开，如图纸会审会议、开标评标会 议、合同评审会议等）； 3.1.3 与质量管理体系有关的会议，包括内外审首末次会议，内、外部审核 会议，管理评审会议等； 3.1.4 全体员工大会，包括各种动员大会、年初计划动员会、年终总结表彰 会等； 3.1.5 其他内部会议； 3.1.6 外部会议：指公司员工外出参加的由政府、行业协会和其他组织机构 主办的各种会议。 3.2 会议组织流程 3.2.1 例会 3.2.1.1 经理例会 A ．经理例会由总经理/副总经理主持，总经理秘书负责召集，原则上每两 周一次。与会人员为各部室正职经理、总经理室有关人员以及总经理 指定的其他员工。原则上每三个月召开一次经理例会扩大会议，与会 人员范围扩大至公司本部以及各分支机构的所有中、高级职员。 B ．在例会前，各部室应向总经理室递交部门工作周记一式四份（分发至 总经理、两位副总、记录存档各一份）。周记包括“本周工作主要情况”、 “存在的问题及改进意见”、“下周主要工作计划”三个栏目。总经理 室指定专人追踪上次经理例会事项的落实情况，并整理成“经理例会 落实情况” 一式四份（分发范围同部门工作周记）。 C ．在经理例会上，由副总经理通报上次例会已落实事项和未落实或正在 办理中的事项；总经理主持讨论各部室周记“存在的问题及改进意见” 栏目中提出的问题，并确定改进意见；总经理主持讨论会上提出的其 他问题。 D ．在经理例会后，由总经理室副主任整理会议记录，形成会议纪要。会 议纪要送呈副总经理审阅后，及时发放至各与会者手中。与会者应向 本部门员工传达会议精