采购对账操作指引.pdfVIP

采购对账操作指引 1. 目的 规范对账工作流程，提高工作效率。 2. 涉及部门 财务部、采购部、物控部、仓库、生产外协组、整单外发组、品 质部 3. 定义 采购对账是指特创财务对账人员与按期间对账的各类供应商 （物料供应商，外协供应商，设备配件辅料供应商）核对月度往来应 付款 的工作。 4. 对账期间 特创公司对账期间为上月 26 日至本月25 日，对账日期计算以 特创 ERP 系统入库 日期为准。如：供应商 25 日发货，特创 ERP 系 统 25 日以后入库的物料，将纳入后一个对账期间。 5. 对账单收集时间 供应商发送对账单的时间：所有按期间对账的供应商应在每月 的 26 日至30 日将对账单（excel 格式 电子档和打印并盖章的对账单） 通过邮件和传真发送给特创财务部对应的财务对账人员。如供应 商不能在对账单收集期间将对账单发给特创财务对账人员，则该 对账期间内应核对往来明细合并到后一对账期间并将该供应商应 付款 在正常的付款期间内顺延。 6. 特创财务对账时间 当月26 日至次月5 日，核对好后在 12 日前将对账单回传给供 应商。供应商等特创财务通知才能开发票。 7. 财务对账所需的资料及格式要求 7.1 物料供应商、设备配件辅料供应商对账所需资料及要求 7.1.1 所需单据：采购订单、供应商送货单、特创收料单，供应 商对账单， 7.1.2 单据要求 7.1.2.1 采购订单，送货单和收料单上的供应商名称，物料名 称，规格型号，数量，单价金额必须相互一致，且不得涂改，财务 不接受有涂改的单据对账。采购订单必须有采购部采购主管以 上人员审核并经供应商盖章确认，对于采购订单单价财务人员 有异议的，采购部应提供询价比价凭证，对于采购部不能提供询 价比价凭证的，财务应将此订单交给总经理审批。 7.1.2.2 供应商应在送货单上盖有供应商名称的公章或送货 章并注明特创采购订单号。 7.1.2.3 仓库收物料人员应在送货单上签字并盖收货章确认 物料入库。 7.1.2.4 物控（收料单制单人）要在收料单上录入完整的供应 商送货单号，并以送货单日期作为收料日期输出收料单，仓库收 料人员应在收料单上签字确认物料入账。 7.1.2.5 供应商对账单应包括采购订单号，送货日期，送货单 号，物料名称，规格型号，数量，单价，金额。 7.1.2.6 物控制单人员应在收到供应商送货日期起 3 日内收 齐采购订单，送货单，收料单给到财务对账人员复核对账。 7.2 整单外发供应商对账所需资料及要求 7.2.1 所需单据：送货单，收货单，供应商对账单 7.2.2 单据要求 7.2.2.1 供应商应在送货单上盖有供应商名称的公章或送货 章。并在送货单上注明特创采购订单号，产品型号，单位，数量，不 得涂改，涂改需要重新开单。 7.2.2.2 仓库收货人员应在送货单上签字并盖收货章确认收 货入库入账并将系统收货单号写在供应商送货单的右上角，同时 在系统收货单上录入供应商完整的送货单号，并把供应商送货日 期录入作为系统收货单的日期。 7.2.2.3 仓库收货人员应在每周一将上周供应商送货单传递到 财务对账人员处，每月26 日应将26 日以前没有传递到财务的单据 带到财务对账人员处。不能按时间传递送货单据造成不能和供应 商及时对账的责任由仓库收货人负责。 7.2.2.4 供应商对账单应至少含有采购订单号，送货日期，送 货单号，数量，单价等其他收费 目明细。 7.3 工序外协供应商对账所需资料及要求 7.3.1 所需单据：工序外协报价单，外协加工单，供应商送货单， 供应商对账单 7.3.2 单据要求 7.3.2.1 外协报价单，在外发加工前，采购应将外协报价单给 到财务对账人员处。在外协报价单有更新时，采购部应及时将报 价变更资料传递到财务对账人员