采购付款控制.pdfVIP

采购付款的控制 一、目的 在采购环节中，采购付款直接或间接地影响着公司的采购成本。如果 选择的付款方式不当，则会导致公司资金运转不足、资金浪费、采购成本提 高从而提高生产成本、物流成本、管理费用等问题。因此，为降低采购成本， 增加收益，公司须严格控制采购付款相关工作。 二、相关定义 采购付款指采购过程中因采购物品而需支付给供应商款项，采购付款 控制是指采购专员对支付供应商款项相关活动和内容的控制，其主要包括 以下 3 个方面的控制。 （一）采购付款支付方式的控制 采购付款方式包括现金支付、票据支付等。 （二）付款方式控制 根据付款进度不同公司可以选择不同方式支付供应商款项，其主要包 括以下几种方式。 1．预付部分款项。 2． 到一次性现金支付。 3． 到票据支付。 4． 到后分期付款。 5． 到延期付款。 6．以上方式的结合。 （三）供应商优惠政策选择控制 采购过程中，采购专员须结合公司的具体情况，分析供应商提出的优 惠政策方案，选择对公司最合适的优惠方案，降低订购成本。 三、明确职责分工 （一）公司高层 1．计划外采购须由公司主管副总审批签字后方可付款。 2．涉及金额重大的采购项目和计划外采购项目须经公司主管副总签字 后方可付款。 3．因公司经营战略规划和公司规模扩大而发生采购项目须经公司总经 理和董事会审批后方可付款。 （二）采购部 1．采购部经理 （1）审核采购付款方式。 （2）最终选择供应商提供的优惠政策。 （3）签订采购合同。 2．采购专员 （1）负责采购付款方式、时间等细节的谈判工作。 （2）负责分析供应商提供的优惠政策，并提出选择意见。 （3）草拟采购合同。 （4）整理付款凭证，提出付款申请。 （三）财务部 1．财务部经理 （1）指导监督成本会计做好采购成本核算工作。 （2）审核采购合同。 （3）审批支付采购款项。 2．成本会计 （1）负责审核采购付款凭证，按采购合同核算采购款项。 （2）上报财务部经理，开具付款凭证。 （3）做相关账务处理。 3．出纳 负责按照采购合同支付采购款项。 四、付款流程控制 公司须制定合理的付款流程，提高付款工作效率，降低人工成本，从而 降低订购成本。公司的采购付款须按以下操作流程办理。 1．采购物品运抵仓库后，仓库管理员会同采购部采购专员、质量管理部 质检人员验收物品。 2．验收时，采购专员与仓库管理员将物品与采购合同或订单、发货单等 一一核对。确认无误后，填具验收单。 3．由质检人员对物品的质量按照公司的质检规范进行入库质检工作， 经质检通过后，质检人员在验收单上签字。验收单一式三联，一联从仓储部 留存，二联转送采购部，三联转送财务部。 4．采购部将验收单与采购合同的副本、供应商的发票、银行结算凭证一 一核对，以确认采购业务的完成情况。 5．财务部收到验收单后，由成本会计将验收单与采购合同的副本、供 应商的发票、银行结算凭证一一核对，并作为是否付款的依据，报财务部经 理审批。 6．经财务经理审批通过后，成本会计根据付款依据开具付款凭证，由公 司出纳按照采购合同规定的付款方式办理付款手续。 7．因物品与订货单要求不符或质检未通过等原因无法办理入库手续的， 采购专员须及时与供应商联系，协商解决办法，并上报采购主管。根据协商 一致的结果，仓储部办理退换 或入库手续（仍按上述流程办理），具体退换 参照公司的《退换 管理规定》，相应的付款手续按以上操作办理。 五、款项支付方式的控制 （一）不同支付方式对订购成本的影响 在决定支付订购款项时，可选择的支付方式主要现金支付、票据支付。 二者对订购成本有着不同的影响，具体如下表所示。 不同支付方式对订购成本的影响分析表 支 对订购成本的影响 付方式