文件控制程序(0002).docVIP

文件名称 文件控制程序 版本 A/0 页码 PAGE 6/6 文件编号 JK-QP-013 编制部门 综合办 生效日期 2017-4-1 第 第 PAGE 6 页 共 NUMPAGES 6 页 文件更改记录 序号 更改日期 更改内容 更改人 版本 生效日期 文件分发范围 □总经理 [ ]份 □经营部[ ]份 □技术检验部[ ]份 □综合办 [ ]份 □生产部 [ ]份 □财务部 [ ]份 □仓 库 [ ]份 备注： 1、文件要求每页印有“受控文件”印，否则此文件视为无效版本。 2、文件需要分发的部门在 “□”内 打“√”。 编制： 审核： 批准： 1.目的 对公司文件的编制、批准、发放、使用、更改、存档、作废和回收等进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。 2.范围 适用于公司文件的控制。 3.定义 本公司文件分为内部文件和外来文件： 3.1内部文件包括：质量手册、 程序文件、技术文件 、管理文件、记录表格等。 3.2 外来文件包括：国家标准、法律、法规、地方条例、行业协会文件、地方政府文件等 。 4.职责 4.1总经理负责批准发布内部文件（技术文件除外）。 4.2各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 4.3综合办负责组织对公司内部文件（技术文件除外）、外来文件的管理、控制和定期评审。 4.4技术检验部负责组织对公司技术类文件的管理及评审。 4.5各部门负责本部门相关的文件的收集、整理和归档等。 5.程序 5.1 文件编制与审批 文件在发布前应得到审批，以确保文件是充分和适宜的。 5.1.1 质量手册：由管理者代表组织编制，由总经理批准颁布； 5.1.2 程序文件：由管理者代表负责组织各部门负责人进行编制审核，总经理批准； 5.1.3 管理文件：（行政文件、规章制度、工作流程）由各部门负责进行编制审核，总经理批准； 5.1.4 技术文件：（包括产品企业标准、技术标准、采购协议/合同、工艺文件、操作规程、检验规范、图纸等）由技术检验部负责组织编制，技术检验部经理批准。 5.2 文件的编号、版本 5.2.1文件的编号 为能对文件进行有效的识别和控制，确保所有文件都必须要有其对应的唯一性的识别号（文件编号）。管理性文件编号的原则参考《文件编码原则》 ，技术性文件编号的原则参考《技术文件编码原则》。 5.2.2文件的版本 5.2.2.1为控制文件的有效性，确保相关版本被正确使用，所有文件都要有其修订版本号，初始版本号统一为A/0版； 5.2.2.2当文件进行修改后，需要对其版本（次）进行更新，如从A/O改为A/1，当更改幅度超过20%，或者更改次数达到5次以上时，进行换版，如从A/0改为B/0。 5.2.3公司的行政公告、通知等不需要版本受控。 5.2.4页码以第*页共*页表示（如页码 “第1页共3页”表示该文件共3页，此为第1页）。 5.3 文件格式 5.3.1 程序文件及规章制度文件编写详见《文件格式说明》 。 5.3.2行政文件格式详见红头文件模版及行政通告模版 。 5.3.3工作流程格式详见工作流程模版。 5.4 文件的发放 5.4.1所有需要发放的受控文件（除技术文件外），在审批后统一交由综合办，综合办建立文件清单，对文件进行登记，存档。 5.4.2综合办根据发放需求，对原版文件进行复印，并在复印件上加盖“受控文件”章。文件发放时，填写文件收发记录表。 5.4.3受控状态为原则上均为“内控”，文件仅限公司内部流转、严禁对外部公布。 5.4.4公司技术文件由技术检验部统一登记、发放和存档，流程同5.4.1-5.4.3。 5.4.5技术性文件（包括企业标准，技术资料、图纸，作业指导书、检验标准等）的发放由技术中心负责。发放技术文件需加盖“生产用文件”、“检验用文件”等相关标识及技术检验部印章。 5.5 文件的更改 5.5.1当文件需要修改时，由原制定部门填写文件更改申请表经部门主管审批后修改，并在文件修订履历表上注明修改内容； 5.5.2更改后的文件必须按原审批程序办理，由原审批人或部门负责人进行审核、批准，审批后按照5.4.1条款进行发放，同时回收旧版本文件，以确保有效版本文件的唯一性； 5.6 文件的保存、作废与销毁 5.6.1文件的保存 a) 公司应设立专门地点或专用文件库保存文件资料；文控管理员要采用电脑信息系统对文件资料进行管理。 b) 为维护