浙江元通电子有限公司采购操作手册.doc

浙江元通电子有限公司 PAGE 1 浙江元通电子有限公司 操 作 手 册 手册名称： 采购业务应用操作手册 适用部门： 采购部门 编写人员： 博海软件项目组 编写日期 2010/5/21 目录 TOC \o "1-3" \h \z \u 一、部门职责： 3 二、部门岗位划分： 3 三、采购管理模块的作用及与其他模块的关系 3 四、元通采购管理系统业务处理流程： 3 五、部门日常业务系统处理： 3 5.1、日常业务类型： 3 5.2、应明确的问题： 4 5.3、基础档案： 4 5.4 普通采购流程 4 5．4．1 采购请购 4 5．4．2采购订单（合同） 5 5．4．3普通采购到货流程处理： 6 5．5帐表管理 8 一、部门职责： 采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有： 维护供应商资料，进行供应商资料的维护和添加，加强供应商资源管理。 及时录入、审核采购订单、及时处理请购单，并转化为采购订单。 及时了解采购到货情况，做好与财务部的联系。 准确掌握财务和采购入库单之间的对应关系，做好采购结算，确定采购成本 及时、全面掌握供应商供货质量、价格，优化供应商结构 作好各种采购统计，需款分析，为决策层提供分析数据。 二、部门岗位划分： 由于贵单位采购部门只有单一的一个人，没有涉及过多的岗位，这里不进行描述。 三、采购管理模块的作用及与其他模块的关系 采购管理模块可以对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、采购结算的完整采购流程 四、元通采购管理系统业务处理流程： 系统提供的查询、统计账表 系统列表 请购单列表、采购到货单列表、采购订单列表、 采购入库单列表、采购发票列表 系统统计表 到货明细表、采购明细表、入库明细表、结算明细表、未完成业务明细表 系统流程： 生产总计划根据生产任务考虑库存量结存、安全库存等因素进行规划运算，规划生成采购计划并审核 采购部门根据生产总计划的采购计划和仓库自己添加的总计划，进行对外的询价、订货处理，在系统内生单生成采购订单并进行审核。 供应商材料送到后，由采购人员在采购管理模块中添置到货单通知单，进行打印，库房根据到货通知单，通知质量检验人员进行材料入库前检验。 质量检验人员对入库材料进行检验，输入检验结果；库房管理人员根据检验结果进行入库还是退货操作。 五、部门日常业务系统处理： 5.1、日常业务类型： 采购类型分类：采购类型具体根据采购部再使用当中的需要，进行自行设置。 5.2、应明确的问题： 各个存货应尽量简化该存货所使用的计量单位个数。： 对于采购订单里面的单位，系统里面默认为主单位，比如弹簧它的主单位为万只，它的BOM单位为斤，再采购订单中她的单位则为万只，对于按照斤来计价的，则价格单位设置为斤，单价为斤的单价。 存货档案维护和添加由专门负责人完成，采购部门如果用到存货档案中没有的存货，要及时通知负责人添加，并告知该存货的相关信息。负责人添加档案时要遵循对换算率的要求，另外要注意: 一种存货只能有唯一的编码，唯一的名称，对于同种存货但不同规格型号的存货要给不同的编码和名称；.存货档案中的存货属性和计量单位应录入准确； 对于比较重要的存货要在存货档案中设立安全库存、最低库存和最高库存，从而为资源的合理配置提供基础资料，才可以实现库存预警 供应商档案由采购经理维护，新增供应商时由采购关键用户录入，要注意：供应商的档案应该尽可能完整，以方便以后的使用；供应商的的编码、名称、简称必须唯一，各部门要做好沟通工作，杜绝出现多种称谓，供应商的全称必须准确；供应商档案的其他部分要尽量填写清楚，为往来管理提供坚实准确的平台，达到资源共享的目的。 5.3、基础档案： 基础档案填加： 供应商分类增加：原则1-2-2-2，这里必须全部为数字表示比如01,02等 供应商分类编码：供应商分类编码必须唯一。 供应商分类名称：可以是汉字或英文字母，不能为空 修改分类：只能修改分类名称。 删除分类：已经使用的不能删除、存在下级的分类不允许删除。 操作路径：【基础数据】—【供应商基本信息】—【供应商类别】 供应商档案填加：本功能完成对供应商档案的设置和管理。 供应商档案：供应商编号原则供应商分类+顺序号（三位） 供应商全称、供应商简称、供应商所属分类、所属地区分类、所属行业、联系人、地址等 供应商档案修改：除供应商档案编号外，其他信息日常进行修改。 供应商方案删除、停用：已经使用的档案不能删除，但可以停用，在供应商档案其他页签录入停用日期即可，在新增单据中参照供应商档案不再出现。 5.4 普通采购流程 5．4．1 采购请购 采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，采购系统的请购单由仓库、