03质量和环境记录管理程序.pdfVIP

浙江三花制冷集团有限公司 号 ZSH/QCP/04-03 质量和环境记录管理程序 版 次 A 1 页 次 1/2 1 目的 保证各项质量和环境记录能妥善且有效地管理，以证明管理体系运行符合标准要求,并作为日后持续改 进和追溯的依据，必要时可向顾客或第三方提供证明。 2 范围 公司管理体系涉及到的质量和环境活动记录和产品质量记录均属此管理范围。 3 术语 无 4 职责 4.1 品质部负责建 公司 “质量和环境记录一览表”（QJ/04-03/ 01 ）。 4.2 各相关部门负责建立本部门的 “质量和环境记录一览表”（QJ/04-03/01 ）。 4.3 公司档案室做好质量和环境记录和质量统计资料等归档件的保存及必要的保密工作。 5 控制程序 5.1 记录的要求 5.1.1 填写记录的人员要确保记录内容的真实性、完整性、准确性且字迹清晰、可辨，不允许用铅笔书写。 5.1.2 对记录中的错误纠正应由原记录人进行更正，若原记录人已调离，则由该岗位接替人员负责更改。更 正的方法：在错误的记录上划二条横线 （表示不采纳）,在其附近写上正确的记录，加盖更正人印章及更改 日期。 5.1.3 对“管理体系程序文件”和 “公司 第三层次文件”中所列的记录，由品质部编制公司 《质量和环 境记录一览表》（QJ/04-03/01 ），作为公司 第三层次文件管理；各部门所涉及的质量和环境记录及第三层 次文件的记录，由各部门编制 《质量和环境记录一览表》（QJ/04-03/01 ），作为本部门文件管理。 5.1.4 在 《质量和环境记录一览表》中需注明保存期限、保存地点、保管人、过期移出处理方式等。 5.2 记录的保存 5.2.1 记录的保存按照《质量和环境记录一览表》中规定的要求执行，法律法规规定和顾客要求时按其要求 执行，规定长期保存的记录，应每年定期到公司档案室归档，其余记录，由保管人保存到期后按要求处理。 5.2.2 保管人应负责将记录保管在合适的文件柜中，并做好分类标识，不同类别分开存放，同一类别按先后 次序存放。 5.3 记录的借阅 其它部门向记录所持部门或记录保管部门借阅有关记录时，须先征得记录所持部门或记录保管部门的 主管领导同意方可借阅。保管部门做好资料借阅登记工作。 浙江三花制冷集团有限公司 号 ZSH/QCP/04-03 质量和环境记录管理程序 版 次 A 1 页 次 2/2 5.4 记录的销毁 对已过期、失去利用价值的记录,在每年年初由保存人列出 “文件销毁清单”，经部门负责人审批后作 移出处理，销毁应有保卫部门监销。 6 引出文件 《档案管理实施细则》 QG/ZSH25.052- 1999 7 使用表格 质量和环境记录一览表 QJ/ 04-03/ 01 编制/ 日期 审核/ 日期 审定/ 日期 批准/ 日期 王庆勇 田新明 史初良 周海啸 2006-01-17 2006-1-17 2006-1-20 2006-1-20