《办公室管理》简答题(20200806041128).docx

办公室管理-简答题 1、 文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意 的几个要点。 答：(1)充分了解即将开始的工作内容； 思考以什么方法进行效率会最佳； 上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。 2、 文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：有电子提示系统和人工提示系统。 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项， 文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。 人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表；使用提示性备忘录； 准备约会表；准备特殊提示卡；准备交往提示文件。 3、 文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：文员进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。 进言的作用：参谋作用；补缺作用；增进关系作用。 方法和要求：适事、适时、适地、适度。 4、 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答：(1)会议名称； 会议记录人的姓名、盖章； 时间(开始时间、结束时间)； 会议地点； 议题； 主持人、主席； 出席者名单； 会议的经过情形及结论； 相关的资料； 下次会议预定日期。 5、 简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 答：会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。 它是在会议记录 的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。 会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。可以用于向上级汇报 会议情况；也可以分发给平级或下属单位， 以传达会议精神和议定事项， 或要求与会单位共 同遵守、执行。 有两种形式：(1)议决性会议纪要。(2)周知性会议纪要。 6、 简要说明文秘人员单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作。 答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销， 或者结算预支的出差费用。 回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。 如果是与上司同行的， 可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。 把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 7、 办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。 答：一是为上司服务，使上司能够摆脱繁杂琐事的压力， 把主要精力集中在重要工作上； 二是为组织服务，为组织员工创造一个高效、 舒适的工作生活环境，提供便利条件，解除后 顾之忧，保证组织系统的顺利运转； 三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道畅通，密 切与社会各界联系。 8、 什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？ 一般应怎样做？ 答：文员的挡驾方法是指：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动， 不想接听的电话，由文员出门阻挡或谢绝。 文员没有必要把真正原因告诉对方， 只需要礼貌 地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。 主要的挡驾法有： 电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容 记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。 来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。 会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动，文员要替上司委婉地谢绝。 9、 制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些 ？ 答：(1)文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核 对无误后始得用印。 文件用印要端正、 清晰，要端正地盖在成文日期上方， 上不压正文，下要骑年盖月。 文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。 要核实用印份数，超过份数的不能盖印。 10、 简述文员向上司做请示的注意事项。 答：(1)请示要对口。遵守按上级分工，对口请示的原则。避免多头、越级请示。对 涉及多方面的综合性工作， 应向主持全面工作的领导人请示， 并将有关情况通报其他分管上 司。 请示要单一。遵守一文一事的规则， 避免将多项事物写在一份请示内，造成上司批 复的困难。 11、 核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述 六查内容。 答：(1)查是否需要行文，以什么名义行文； 查文稿内容与法律法规政策及其它已有规定是否矛盾； 查要求和措施是否明确具体，切实可行； 查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签； 查行文是否规范； 查文件格式是否符合规定。 12、 简述办公室的四种含义。 答：(1)广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。 狭义的：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。