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襄樊学院文件材料立卷归档工作规范
校政发〔2008〕110号 2010年1月修订
为了加强我校文件材料立卷归档工作的业务建设,逐步实现文书立卷归档工作的规范化,不断提高科学管理水平,有效地为学校各项工作服务,根据《档案法》和《高等学校档案管理办法》等有关规定,特制定本规范。
一、 文书立卷归档范围。
在学校党政管理、教学、科研及其它管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表和声像载体材料均属立卷归档范围。具体立卷归档范围见《襄樊学院文件材料归档范围、类目设置和保管期限表》(以下简称《三合一制度》)。
二、 文书立卷归档时间
1、 各党政部门的文件材料和业务部门的综合性文件材料等,能按自然年度归档的内容(含声像档案),应于次年6月底前立卷归档;
2、 各教学部门等须按学年度归档的内容,每学年度结束后整理立卷,于次学年度寒假前归档;
3、 科研、产品、基建、设备等专项档案,在项目完成、验收、索赔期满后二个月内立卷归档;
4、 会计档案,在会计年度终了后立卷,按档案馆的统一要求整理编目,暂由财会部门保管一年,期满后的次年6月底前归档。
5、 人物类档案,由本人整理后可随时归档。
6、重要活动(事件、会议)所形成的文字、声像和实物档案材料在活动结束后30天内归档。
具体各部门归档时间由档案馆根据实际情况安排。
三、 文书立卷质量要求
1、 归档文件应收集齐全完整。
2、 凡破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
3、 整理归档文件所使用的纸张、书写材料、装订材料及装具等应符合档案保护要求。
四、 立卷归档方法
(一)装订
1、档案文件整理装订要求符合文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,遵循便于保管和利用的原则。整理归档文件所用纸张统一为A4型。
2、归档文件应收集齐全完整,对于与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的图表要适当的折叠;对字迹模糊或易褪色的文件应予复制。
3、归档文件按照“件”进行装订。“件”是归档文件整理的基本单位。每件文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件。
各种报表、名册、图册、书刊等一册(本)为一件。
科研文件材料,根据每个研究课题的材料多少,可组成一题一件或一题数件。
基建文件材料,按工程项目组件(盒),一项一件(盒)。
仪器设备文件材料,可每项设备组成一件(盒)或数件(盒)。
会计文件材料,按照会计年度时间组卷。
来文(去文)与复文可为一件,其中外机关的来文与本机关的复文可为一件,本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可为一件(指第二年六月份之前复文),也可各为一件(指第二年六月份还未复文的)。
简报一期为一件,会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,也可一本(册)为一件。
其它文件材料,可根据具体情况进行组合。
4、 装订时,正文在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文(去文)在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文在前,其他文本在后。
5、 永久、30年保管的档案必须去掉金属物,10年保管的档案保持原装订方式。
6、 装订时,装具一般使用薄型斜口无酸纸封套,特别厚的档案可用无酸纸档案袋。亦可根据本单位实际情况,在符合档案保护的前提下,采用其它办法。
(二)分类
归档文件采用“年度一问题(机构)一保管期限”的三级分类方法进行分类。
区分年度时,按文件形成的年度区分,教学文件按照学年度区分。跨年度的文件,归入文件定稿年。来文与复文跨年度并作为一件时,放在复文年。
(三)排列
归档文件的排列在同一保管期限下(即《三合一制度》的最低一级类目内)进行,同一保管期限的文件,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。保管期限为10年的文件可按办理完毕、归档的先后顺序排列。
(四)编号
归档文件依《三合一制度》和排列顺序逐件编号、逐页编码,并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章的位置不限于首页右上角,首页上端空白处都可以。
归档章设置的必要项目:全宗号、年度、问题(机构)、保管期限、馆编件号,编号时必须填写。
(五)编目
归档文件目录的项目有:件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。
1、件号:填写室编件号。
2、责任者:填写文件的署名者或发文机关。责任者全称过长,可写通用的简称。
3、文号:填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度(用六角括号“[]”括入)、顺序号三部分组成。
4、题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,应自拟标题,自拟标题外加方括号。
5、日期:填写文件的
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