复旦张江营销中心药品招投标工作规范.doc

复旦张江营销中心药品招投标工作规范 （试行版） 为使招标工作更好的流程化、系统化及规范化，有效避免差错，特制定如下工作规范： 采购文件的解读：由招标专员第一时间负责下载解读，并把采购文件和解读文件以邮件形式发与商务经理、地区及大区经理阅读（抄送商务总监），并以短信告知对方查收。招标专员及商务经理之间及时沟通招标细则，对于招标规则的解读需达成一致，分歧方面需要向第三方（招标办，商业公司等）及时了解清楚。商务经理、地区及大区经理之间也需随时保持沟通，结合招标情况和销售情况展开相关客户的宣传沟通工作。 招标与销量的分析：一旦开始省级招标，为准确评估招标对于该省销量的影响，招标专员根据该省一年内的销量分析，计算出该省执行招标价的销量和不执行招标价的销量的比例，以邮件形式发送给商务总监和营销中心总经理，以便领导进行决策时参考。 投标资料准备：招标专员务必提前准备文件所要求的投标资料，邮寄给商务经理，快递单号告知对方。商务经理收到资料后进行审核，确认无误方可递交，递交完成后商务经理需告知招标专员，如若资料有缺失等情况，另行补救，确保时效性。 网上信息维护：每个省份的用户名、密码和密钥在商务经理领取后必须寄回公司，一律交由招标专员保管及进行网上操作。但是用户名和密码，商务经理需要自留一份，以便复核招标专员网上填报的信息，一旦有异议及时与招标专员联系，但是切记不可进行任何网上操作。 信息公告查看：我公司为华招网站会员，只要网上有新招标动态，会第一时间发到招标专员的手机上，相关消息招标专员会及时转发给各位商务经理及商务总监，并将具体内容以邮件形式发送及电话沟通。 限价：若是直接公布限价需由招标专员和商务经理根据招标文件规则进行双方复核，若与规则所计算出的价格有误差，需及时汇报商务总监并进行申诉。对于不公布限价，需自己推选的省份，商务经理要及时多方面打听限价规则，给出合理推算范围。相关的限价结果由招标专员以邮件形式发送给商务经理和地区及大区经理并抄送商务总监。 报价：报价的价格需商务总监签批，再由招标专员进行网上报价操作。为确保万无一失，要求在报价截止时间前一个小时，商务经理再次与招标专员确认价格并提醒提交等工作，招标专员需把报价截图以邮件形式发给商务经理、地区及大区经理（抄送商务总监）作为通知和操作凭证。此项工作的时间节点尤为重要，招标专员和商务经理之间需要相互提醒和督促，如有必要，商务经理应到报价的现场，尽可能获得最新信息。 议价：网上议价需提前了解议价规则，综合官方信息和非官方信息汇报商务总监，根据企业可接受的程度在网上进行报价或确认专家价格。网上议价结果由招标专员截图发送给商务经理和地区及大区经理的邮箱并抄送商务总监。网上议价时段有条件也要求商务经理到达议价的现场，尽可能获得最新信息。 面对面议价：招标专员需准备招标所要求的资料及希望维持原价或提价证明资料邮寄给商务经理，商务经理必须多渠道了解情况，并在地区及大区经理的协助下及时对议价专家做拜访宣传工作，经各方综合反馈与分析后，商务总监需给出商务经理公司最低承受价位，议价结果及时告知招标专员并汇报商务总监，并将最终确认函寄回公司。议价过程因事关重大，也要求地区经理或大区经理全程参与谈判工作。 中标：由商务经理及时领取中标通知书并缴费，中标通知书邮寄回公司备案。 选配送：商务经理与各个商业公司做好沟通，给出配送方案发送到招标专员的邮箱，待商务总监同意后，招标专员进行网上操作和资料准备，完成配送事宜。 招标进程记录表由招标专员负责填写，招标工作的每个阶段都需填写方便将来有据可寻。关于报价，议价等重要阶段由商务总监签字认可（特殊环节需营销中心总经理的确认）。招标进程记录表参见附件。 招标工作中的所有邮件往来都需抄送给地区及大区经理，商务经理和地区及大区经理之间保持密切联系和沟通，地区及大区经理有义务协助商务经理完成整个招标过程，包括销量评估以及专家维护等。地区及大区经理在整个招标过程中有任何意见及建议可及时反馈商务部。 本规范自2012年2月15 上海复旦张江生物医药有限公司 营销中心商务部 2012-0 附件：招标进程记录表