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工程造价咨询管理制度
技术档案管理制度
为规范公司技术档案工作底稿的编制、复核、使用和管理,强化 咨询质量,降低咨询风险,促进提高整体水平,保证咨询资料的完整 性、统一性、实用性,特制定本制度。
一、 档案的归档与管理
1、公司的归档资料实行“项目归档”制度,每个项目完成后及时进行资 料的归档工作;
2、每个工程项目文档都要进行编号处理, 并按文件类型再分成若干个 子项以便查找;
3、各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机 密以上级的文件必须把原件放入档案室。
4、凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
5、档案管理员根据公司的《档案管理制度》实施档案归档整理。档案
管理员职责:保证公司及各部门的原始资料齐全完整、安全保密和使 用方便。
二、档案的收集及移交
工程造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档,项目负责 人必须在咨询报告出具后 30 日内将完整的档案资料移交档案室; 公司 专职档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查 阅等工作, 档案管理人员必须在档案移交后 90 日内将档案装订归档, 并保证归档后档案的完整、安全。
三、档案的保存
项目负责人在交付存档资料时要保证各种资料齐全,归档时填写 资料清单及页数,工程量计算书要求加封面,并分类装订完好,资料 完整方能存档。各种类型项目存档资料要求如下:
(一)工程标底、清单编制存档资料:
1、存档资料目录;
2、工作总结(业务范围、完成时间、参加人员等) ;
3、工程造价(标底、清单)编制委托合同;
4、委托方交付的资料: 建设方提供的招标文件、 答疑文件(除图纸外);
5、成果文件:工程(概)预算书(电子版及纸质版) ;
6、三级复核表;
7、工程量计算书(电子版及手稿) 8、委托方评价意见。
(二)工程造价审核:
1、存档资料目录;
2、工作总结(业务范围、完成时间、参加人员等) ;
3、工程造价审核委托合同;
4、成果文件:审核报告、定案表、单位工程预(结)算书(电子版及 纸质版);
5、计算书底稿、工程量确认单;
6、委托方交付的相关资料:施工合同及补充协议、经济签证、变更资 料、洽商记录、对方报送预(结)算书等;
7、三级复核表;
8、委托方评价意见。
(三)工程造价过程控制(根据项目要求,统一编号,分批存档)
1、存档资料目录;
2、工作总结(业务范围、完成时间、参加人员等) ;
3、审核付款定案表、单位工程预(结)算书(电子版及纸质版)
4、最终审批支付单(尽可能) ;
5、计算书底稿、工程量确认单;
6、委托方交付的相关资料:施工合同及补充协议、经济签证、变更资
料、洽商记录、对方报送结算书等;
7、三级复核表。
(四)文件成果要求
1、外封面;
2、内封面(要求有工程名称、建设单位、设计单位、编制单位、编制
人、审核人、编制时间、文件成果编号等) ;
3、汇总表;
4、编制说明;
5、各分项预(结)算书;
6、单位资质证书、营业执照、造价师注册证书。
四、档案的借阅
1、凡本公司职工均可通过公司 档案管理员借阅并办理借阅签字手续, 但需妥善保管,不得涂改遗失,如经发现涂改遗失要受到经济处罚, 后果严重者要开除处理或追究刑事责任。
2、因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,填写《借阅档 案申请表》备案,并按要求及时归还。
3、借阅者用毕后应及时归还。对借阅份数过多及时间过长者, 档案管 理员有权催还。接催还通知后,应即刻归还。如确实需要使用,应向 档案管理员办理续借手续,经同意后续借。
4、公司技术档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁 止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审 批可以借阅,但借阅时间不得超过 8 小时。秘密级档案的借阅必须由 总经理或总经理办公室主任批准;
5、档案借阅者必须做到:
爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
五、档案的销毁
1、 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、 当某些档案到销毁期时, 由档案管理员填写 《公司档案资料销毁审
批表》交总经理办公室主任审核,经总经理批准后执行。
3、 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁; 一般的档案资 料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4、 经批准销毁的公司技术档案, 档案管理员须认真核对, 将批准的《公 司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登 记表永久保存。
5、 在销毁公司技术档案资料时, 必须由总经理或总经理办公室主任指 定专人监督销毁
六、档案管理制度的执行
(一) 档案管理责任人负责督促执行本规定,制定本制度旨在规范公 司技术档案管理,全体员工必须严格遵守。
(二) 本制度自公布之日起施行。
质量控制
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