办公室管理教材.ppt

L GREEM深圳冠智毯顾河公 办公室工作效率 与多 主讲:吴湘洪  I GREEM深圳冠智毯顾河公 课程目录 明确职责、权限 信息的交流、传达 、工作环境 四、如何保持清醒头脑 五、确定工作中的优先主次关系与重点项 目管理  L GREEM深圳冠智毯顾河公 课程目录 六、如何减少无谓的干扰 七、让工作效率成为致胜武器  I GREEM深圳冠智毯顾河公 职责、权限 明确自己的职责、权限 不管从事什么样的工作,首先要明白 自己的职责与权限 、请学员回答自己的职责是什么?权限 呢?  L GREEM深圳冠智毯顾河公 信息交流 二、信息的交流、传达 任何工作的开始,都离不开信息的传 递,如何传达可靠信息?确保信息的准 确性?  L GREEM深圳冠智毯顾河公 三、工作环境 5S  L GREEM深圳冠智毯顾河公 办公室推行5S目的 1.改善和提高企业形象 整齐、清洁的工作环境,容易吸引顾客,让顾客有信 心;另外口碑相传,会成为其它公司的学习对象 2.促成效率的提高 良好的工作环境和工作气氛,有修养的工作伙伴,物 品摆放有序,不用寻找,员工可以集中精神工作,工 作兴趣高,效率自然会提高。 3.保障企业安全工作 地上不会随意摆放不该放置的物品。如果办公场所有 条不紊,意外的发生也会减少,当然安全就会有保障 4.改善员工精神面貌,使组织活力化 人人都变成有修养的员工,有尊严和成就感,对自己 的工作尽心尽力,并带动改善意识(可以实施合理化 提案改善活动),增加组织的活力  I GREEM深圳冠智毯顾河公 5S定义 整理:工作现场,区别要与不要的东西,只保留有用 的东西,撤除不需要的东西; 整顿:把要用的东西,按规定位置摆放整齐,并做好 标识进行管理; 清扫:将不需要的东西清除掉,保持工作现场无垃圾, 无污秽状态; 清洁:维持以上整理、整顿、清扫后的局面,使工作 人员觉得整洁、卫生; 修养:通过进行上述4S的活动,让每个员工都自觉遵 守各项规章制度,养成良好的工作习惯,做到“以厂 为家、以厂为荣”的地步  L GREEM深圳冠智毯顾河公 项目 内容 ②每张台都有一套相同的办公文具,未能共用 ③办公台面千净,抽屉里边杂乱无章 ④不能用的文具也在台上 整理③私人物品随意放置 ⑥茶杯、烟灰缸放在上面 ⑦堆放了许多文件、报表 ①现场办公台设备位置主次不分 ②办公台用作其他用途 整顿③台面办公文具、电话没有定位 ④公共物品放在个人抽屉 ③抽屉上锁,其他人拿不到物品 ①台面脏污,物品摆放杂乱无章,并且有积尘 清扫②办公文具、电话污迹明显 ④台下办公垃圾多日未倾倒  L GREEM深圳冠智毯顾河公 项目 内容 整理①各种新旧版本文件并存,分不清孰是孰非 ②过期的仍在使用 ③需要的人员没有,无关人员反倒持有 保密文件未有管理,任人阅读 ⑤个人随意复印留底 整顿①未能分门别类,也没有用文件柜、文件夹存放 ②没有定点摆放,四处都有,真正要用的又不能及时找出 文件种类繁多,难以管理 ⑨接收、发送未记录或留底稿 ①即使遗失不见了,也没有人知道 清扫①复印不清晰,难以辨认 ②随意涂改,没有理由和负责人 ③文件破损、脏污 ④文件柜、文件夹污迹明显 ⑤未有防潮、防虫、防火措施