六西格玛社团财务流程改造.pptxVIP

改善项目：社团经费申请;项目设计步骤;;1）社团财务部门方面 社团财务部门人员流动率高，变更速度快，人员不足，对于财务管理流程认识度较低，社团经费申请的细则不了解导致效率低下，社团对财务管理存在一定不满。 2）社联财务监控部门方面 针对社团经费申请的财务流程规定较为繁杂，审批人员数量多，历时时间长，同时财务部工作复杂繁多，财务部门工作人员仅有11人，难以应付全校五十四个社团的工作压力。 3）项目负责人方面 担任管理学校所有社团财务情况的财务部副部长，就读人力资源管理专业，并非科班出身，但是经过两年的工作实践经验，对于社团的财务管理工作具有较为深入的了解和认知。 ;3.1 项目描述 我院校社联财务监控部作为管理学校所有社团的唯一校级财务管理部门，需要对社团的保管金、自留金和发展金进行日常管理，其中社团活动经费申请为财务部门主要负责的工作之一。 社团收取的会员费将按一定比例被分为三部分，社团自身保管自留金，发展金作为社联活动管理经费，保管金由财务监控部门暂为保管。因此社团每次举办活动都需要向财务监控部申请保管金作为活动经费。 由于社团经费申请过程冗长繁杂，人员工作量大，社团财务人员难以适应活动经费申请体制，因此本项目旨在精简申请经费的流程，明确具体有关细则，将流程制度化、科学化和合理化，最终达到提高申请效率，降低社团与社联财务部人员的工作量，减少工作负担，增强社团财务人员熟练度和财务监控部威信度的效果。 ;3.2 项目风险 （1）社团财务部门方面 社团数量多，存在的问题各不相同而导致项目目标无法显现。同时社团工作人员流动率大，测量难度较大，信息传达不对称，改善新制度下达存在一定滞后性。 （2）指导老师和财务监控部方面 指导老师对于新制度新流程的认可程度可能不高，导致项目的改善计划无法实施。而项目的改善工作可能会导致财务监控部门工作量的增加，影响部门正常的工作运转。 （3）项目负责人方面 由于项目负责人并非财务管理或者是会计专业出身，对于财务管理知识有限，处理项目经验少，可能存在经费申请流程制度改善的不合理的地方。同时项目负责人除了日常学习、考证外，还参加学术调研比赛，工作较为繁忙，是否能兼顾并保证项目进程是一个问题。 ;;三、项目描述与定义（D );3.5 团队成员;3.6 项目流程具体时间安排; 4.1 目前我院的社团情况 截止至项目调查开始，我院共有五十四个社团，分为四大类，详细分类如下表： . ; 4.2 目前财务监控部情况 财务监控部人员如下： 财务监控部部长：1名 财务监控部副部长：2名 财务监控部干事：8名 主要负责的工作如下： 1.校社联发展金的管理 5.财务报表的制作 2社团保管金的管核 6 .财务管理物资的审核 3.社团账本的核查 7.社联与社团活动经费申请审批 4.财务制度的编写 . ;4.3 微观社团活动经费详细申请流程图;4.4 调查期间社团活动经费申请花费时间统计表 经过25天的调查测量得出，社团申请活动经费的共有 16个，申请所需时间从财务监控部人员接收到申请书到审核批准通过为界定标准，具体如下（按申请顺序排列）： 平均值Mean=7.69 最大值Max=10 最小值Min=5 ;4.5 社团财务人员对申请工作满意度调查结果 匿名调查测量54个社团的财务人员对财务监控部申请活动经费的服务满意程度，统计具体如下： ;4.6 社团财务人员对经费申请工作意见调查结果 通过匿名问卷的调查方式对54个社团进行调查，用柏拉图统计出了社团财务人员对经费申请意见，主要不满的原因为审批时间长、流程繁杂、要求不明确，具体如图所示： ; 4.7 财务监控部门人员工作情况 由于社团经费申请的工作由部门的干事负责，因此观察干事的工作情况： 1）行为举止 每次完成社团经费申请后，干事人员较为疲惫，情绪较为暴躁，容易发脾气。 2）言语表达 较为抱怨申请流程过为复杂，需要找审批人员的多，且审批人员行踪较难确定，与自己的学习课程冲突，可能需要逃课完成工作，影响学习效率。