商务电子邮件规范使用精品.pptVIP

商务电子邮件的规范使用 目录 需要发送电子邮件的情况 电子邮件的格式 电子邮件的发送 电子邮件基本礼仪 需要发送电子邮件的情况 ●正式工作报告/汇报/申请/请示及上级批复/指示/安 ●部门之间事务往来 ●通知、通告、通报、公告、周知事项、建议性意见、文件 发布 ●知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 ●难以简单用口头表达说明清楚的事项 电子邮件的格式 注明邮件主题 你到底要写什么内容? 我想知你:我们1月5日(周一)10:0am的会议夜期召开 地点在A会议室,我们会讨论新PA案 压缩成一句话 如果你有任闩,请联系我 王颞:提醒10月5日10am按期举行例会,讨论PASS方案 主题(5 ubject ○主题是接收者了解邮件的第一信息,通常人们会根据主题 判断邮件的重要性。 ○主题应尽量简明、扼要,能反映文章的内容和重要性。 ○一封邮件尽可能只针对一个主题。 ○可适当使用大写字母或特殊字符来突出主题,引起收件人 注意,但不要随便使用“紧急”之类的字眼。 ○回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改主题。 ○主题千万不要出现错别字。 1、无主题 2、*关于您*年*月*日提出的*问题的回复 王先生收 4、答复:关于**和**等相关问题的回复 5、RE:RE:RE: 二、邮件开头应写上称呼、开头结尾最好要有问候语 02 恰当地称呼收件者,拿捏尺度 Ema开头结尾最好要有问候语 1.1部件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明 1最简单的开头是“你好”或者“您好”,开头问候 确提醒政件人,此邮件是面向他的,要求其给出必语是在称呼换行室两格写 要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、2.2 1.2如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经 使用信伴标准格式,“祝 果不清楚务,则应按通常的“x先生 结尾或换行开头空两格,而“顺利 13关于格式,称呼是第一行顶格写 好的,这样即便邮件内容中有些地方不安,对方也 三、正文内容 Ema正文要简明扼要,行文通顺 苦对方不认识你,前先应当说明的就是自己的身份,姓名或你代农的企业名,以示对对方的尊重,点名身份庶当司洁扼要,最 是和本邮仲以及对方有头,主奏动能是为了枝件人能够利地度解邮件来意。不可没头没脑就是正事,得拉到最后看才知選你是 谁。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无吳的信息应在签名档中表明 巴ml瓜文应简明扼要的说清楚事情;如罴具体内卖很多,瓜文应鬥作補要介紹,然后独写个义性作为件进行衄描 述。文行文应诵顺,多用简单词汇和短句,准硝清晰的表达,不要出现让人跨涩难懂的语句。最好不要让对方拉滚动条才能看究 你的邮 注意Emal的论述语气 根搭收件人与自己的熟络程度、等纵头;部件是对内还对外性质的不网,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不 适,尊重对方,请、谢之类的语句妾经常出现。电子邮件可轻易地转给他人因此对别人意见的评论必须谨慎西客观。 Ema正文多用1234之类的列表,以清晰明确。 如果事情复余,覃好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简不冗长,没人有时间仔细看没分段的长篇大论 次邮件交待完整信息 好在一次邮件中把相关信惠全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封“补允”或者“正”之类的部件,这会让人很反