办公室实务第二讲.pptVIP

办公室管理名言 如果你热爱工作,你每天就会尽自己所 能力求完美,而不久你周围的每一个人也会 从你这里感染这种热情。 wal-ar 山姆沃尔顿 (沃尔玛公司创始人)  第三章电话、电子通讯 口【知识与能力考核点】 口1.电话的类型 口2.打电话的方法、接听电话的方法 口二、基本掌握 口打电话的方法、注意事项 口接听电话的方法、注意要点  电话接打 口原则:正确、有效、礼二、电话机类型 貌 口免提式 日电话、电话机的类型口无绳式 电话类型 口录音式 口市长(省长、县长等)口多功能式 电话 口投币式 口举报电话 口插卡式 口监督电话 口可提式 口投诉电话 口移动式  电话通信 一、电话通信的优点二、电话通信的缺点 口传达迅速口缺乏礼仪 口反馈直接口机密性差 口操作简便 口易出差错 口表达方便口证据不足 口开支较省 口不易引起重视  电话通信的基本要求 打出电话,接答电话是展现公司、经理、秘 书形象的过程,要给人留下良好的形象 口基本要求:尊重对方态度友好热情礼貌 辨清是谁注意细节 口注意要点:1、谈话内容用笔记录下来,电话 接通后自报家门、职务、姓名,步入正题后要简 明扼要,重点部分重复一遍,礼貌结束 2、如对方不在(1)过段时间再打;(2)请 接电话人留言  打出电话 口打出电话前的考虑和准备 口电话接通后的自我介绍 口说明来电目的 口为上司打电话拨号  一、打出电话前的考虑和准备 1、这个电话是否一定要打 2、考虑打电话的时间,对方是否方便;(时差、 机密) 3、査清、确认对方的电话号码 4、拿起话筒前写通话提纲,重要细节(人名、地 名、数字要准确无误。 5、要用到的有关文件放在电话机旁,翻到需要的 那一页 6、要告知的事可能引起不悦,要准备好应答方案  二、电话接通后的自我介绍 1、打的是内线电话还是外线电话; 口外线,秘书在不认识对方的情况下,作好详细 的自我介绍。(姓名、职务) 2、能否听出接答电话的人是谁 口在不熟悉的情况下,应加上自己的职务 口熟悉的情况下,直接说明来电目的,不要做 “猜谜游戏”  三、说明来电目的 1、简明扼要 2、在接听电话的人传呼时要有礼貌。 3、如果估计到通话时间较长,应询问对方是 否方便 4、机密内容询问是否方便  打外线电话的流程 电话己拨通,对尚未讲话时,便将话 口当对方接听电话时,先好,接着告知自奇 已的单位它称、姓名,并阈河方姓名。 方已讲话,就道歉说:“对不起,请 对方个在时 方便。 留言:1)告知契的 (2)方便的话,请对方回电 告知自己的姓名,并问清传话 的姓名 将讲的话,明扼要地告知 电话中断掉 完话,将重点部分再确 方再复述一遍 由打电话的那方再打可表示:“对不起 刚才电话突然断了” 再轻地上 活筒