客户档案管理制度(完整版).docxVIP

档案管理总则 一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特 制定本制度。 二、 归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动 工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、 项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。 四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐 全完整、安全保密和使用方便。 五、 资料的收集与整理 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即： 每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该 归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。 凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归 档整理。 六、 资料的分类与归档 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规 定执行。 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规 定范围内。 七、 档案的借阅 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案 可直接通过档案管理员办理借阅手续。 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经 理办理〈〈借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁 止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审 批可以借阅，但借阅时间不得超过 4小时。秘密级档案的借阅必须由 总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总 经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。 档案借阅者必须做到： ①爱护档案，保持整洁，严禁涂改 ②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 档案的销毁 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料 销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档 案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。 经批准销毁的公司档案， 档案管理员须认真核对， 将批准的《公 司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登 记表永久保存。 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经 理办公室主任指定专人监督销毁。 客户档案管理制度 第一章总则 一、 目的 为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保 密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制度。 二、 范围 与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来 的直接客户与间接客户，都是本制度的管理范围。 三、 职责 公司销售档案管理由营销总监总负责；各部门经理负责本部门客户档 案管理；人力资源部为本制度的监督、处罚部门。 第二章档案的内容和建档方法 一、 客户档案的内容包括以下四项资料： 1、 客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话； 经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、 能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资 产等方面。 2、 客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针 与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。 3、 业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、 经营管理者和业务人 员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。 4、 交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持 的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现 的信用问题等。 二、 建立客户档案卡。档案的分别为两类，一是经销商客户档案，区 域提供，二是终端客户档案，业务部和营业部提供。具体内容见《经销商 客户档案卡》和《终端客户档案卡》。 三、 建档方法 销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户 档案。不全面的客户档案，销售人员要进一步了解，每月最少完善一次。 客户档案不及时更新，销售人员违反每次罚款 20元。 第四章保密规定 一、 公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。公司级档案由营销 总监负责管理，营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅，其他人查阅 需营销总监批准；部门级客户档案由部门经理负责管理，其他人查阅需营 销副总批准部门经理批准；个人级客户档案由销售人员负责管理，他人查 阅需部门经理批准。 二、 档案的保存 公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管理员，每 月1日对数据进行备份，以防止数据