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企业管理制度药品经营企业质量 管理制度 文件名称：质量管理文件的管理规定 编号：HBKJQMA-001-2016 新订：√ 修订： 起草部门：质管部 起草人： 审阅人： 批准人： 起草日期： 批准日期： 执行日期： 版本：A/0 变更记录： 变更原因： 分发部门：全体部门 保管部门：质管部 1、目的：质量管理体系文件是质量管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、 统一行动的作用。 2 、依据：根据《药品管理法》及其实施条例、新版 GSP 等法律法规规章制定 本制度。 3、适用范围：适用于本企业各类质量相关文件的管理。 4、责任：质管部。 5、内容： 质量管理体系文件是指一切涉及药品经营质量的书面标准和实施过程中的记录 结果组成的、贯穿药品质量管理全过程的连贯有序的系列文件。企业各项质量管 理文件的编制、审核、修订、换版、解释、培训、指导、检查及分发，统一由质 管部负责，各部门协助、配合及工作。 5.1 本企业质量管理体系文件分为五类： 5.1.1 质量管理制度； 5.1.2 部门及岗位职责； 5.1.3 质量管理工作操作程序； 5.1.4 质量记录、凭证、报告、档案； 5.1.5 操作规程类。 5.2 当发生以下状况时，企业应对质量管理体系文件进行相应内容的调整、修订。 5.2.1 质量管理体系需要改进时； 5.2.2 有关法律、法规修订后； 5.2.3 组织机构职能变动时； 5.2.4 使用中发现问题时； 5.2.5 经过 GSP 认证检查或内部质量体系评审后以及其它需要修改的情况。 5.3 文件编码要求。为规范内部文件管理，有效分类、便于检索，对各类文件实 行统一编码管理，编码应做到格式规范，类别清晰，一文一号。 5.3.1 编号结构 文件编号由 4 个英文字母的公司代码、3 个英文字母的文件类别代码、3 位阿拉 伯数字的文件序号和 4 位阿拉伯数字的年号编码组合而成，详如下图： □□□□□□□ — □□□ — □□□□ 公司代码及文件类别代码 文件序号 年号 5.3.1.1 公司代码：HBKJ 5.3.1.2 文件类别代码： 5.3.1.2.1 质量管理制度的文件类别代码，用英文字母“QMA”表示。 5.3.1.2.2 质量职责的文件类别代码，用英文字母“QMB”表示。 5.3.1.2.3 质量管理工作操作程序的文件类别代码，用英文字母“QMC”表示。 5.3.1.3 文件序号：质量管理体系文件按文件类别分别用 3 位阿拉伯数字，从 “001”开始顺序编码。 5.3.1.4 年号：是该文件成版时的公元年号，如 2016 。 5.3.2 文件编号的应用： 5.3.2.1 文件编号应标注于各“文件头”的相应位置。 5.3.2.2 质量管理体系文件的文件编号不得随意更改。如需更改或废止，应按有 关文件管理修改的规定进行。 5.3.2.3 纳入质量管理体系的文件，必须依据本制度进行统一编码或修订。 5.4 文件的版次号： 为正确了解文件的使用与更改状态，每份文件均应在“文件头”注明文件的版次号， 文件的版次号格式为： 文件的版本号 文件该版本的第几次修改 / ① 版本号用大写英文字母“A 、B、C……”表示 ② 修改次数用阿拉伯数字“ 、 、 ……”表示 0 1 2 如：某文件版次号为“A/0”，表示该文件的状态为“第一版第 0 次修改” 5.5 标准文件格式及内容要求：文件首页格式见附录。 5.6 质量管理体系文件编制程序为： 5