员工日常报销费用管理规范.docVIP

PAGE PAGE 18 员工日常报销费用管理规范 目 录 TOC \o 1-3 \h \z \u 一、目的 二、适用范围 三、规范内容 （一）费用报销规范 1、交通费 2、业务招待费 3、门店日常管理费 4、差旅费 （二）费用报销及使用情况反馈 1、报销情况反馈 2、使用情况反馈 (三) 费用登记 1、需进行费用登记的界面及内容 2、《现金日记帐》的日常登记 3、《现金日记帐》的核对 一、目的 根据公司财务部报销费用管理相关规定，结合分公司内部运作需求，为进一步有效管理分公司员工日常费用报销及登记工作，特制定《员工日常报销费用管理规范》。 二、适用范围 本规范适用于公司全体员工。 三、规范内容 （一）费用报销规范 1、交通费 （1）定义：指各部门、公司员工因工作需要而发生的交通费用，包括使用公司提供的车辆、自行乘坐公共交通工具时发生的交通费。 （2）构成： ①固定交通费： A.普通员工： 元/人.月; B.主管： 元/人.月； C.经理人员交通费：每季度最后一个月报销本季度费用。 ②公务用车费： 在保证服营厅、集团及渠道基本生产运营需求的基础上，根据服营厅至区中心的距离、个人及集团市场考核情况等因素进行额度分配。公务用车费用需严格遵循专款专用、合理使用的原则加强内部管理，防范内部管理漏洞。 （3）报销时间： ①固定交通费：每月 日前 ②公务用车费：每月 日前 （4）报销流程 流 程 说 明 （1）交通费属专款专用，各门店经理为第一责任人，必须对员工用车申请进行严格审核；（2）各门店 （1）交通费属专款专用，各门店经理为第一责任人，必须对员工用车申请进行严格审核； （2）各门店/部门汇总公务用车申请表（本组报销申请汇总至一张表）至主管及总经理审核、签字； （3）发票类型：深圳市的士票、地铁票、公交车票、加油票、停车票、道桥及过路费票等； （4）发票抬头必须为公司全称（的士票、地铁票、公交车票除外），不得出现本公司抬头以外的字样或数字； （5）发票日期必须与报销所属期间一致，不得使用跨期/年发票； （6）财务部部每月25日前将报销数据，呈送总经理审批、签名后提交至财务部； （7）财务部审核通过后，在当月底转账或现金支付给员工。员工核对金额无误后，确认收款。 2、业务招待费 （1）定义：指在公关活动中发生的诸如餐饮、住宿等接待费用，以及库存领用的公关赠送礼品成本。每季度根据公司考核，以及运营收入进行费用分配。 （2）报销时间: 每月 日前 （3）报销流程： 流 程 说 明 （1）同笔费用必须装订在一起，其中一张背面需注明：事由、时间、地点、金额、报销人、证明人（直接上级及室经理签名，1000元以上还总经理/副总经理签名）；（2）单笔费用金额＜1000元，需经部门 （1）同笔费用必须装订在一起，其中一张背面需注明：事由、时间、地点、金额、报销人、证明人（直接上级及室经理签名，1000元以上还总经理/副总经理签名）； （2）单笔费用金额＜1000元，需经部门经理审批、签字； 单笔费用金额≥1000元，或报销总额超出当月可报销总额，需由部门经理公司总经理/副总经理汇报并审批、签字后方可报销（单笔费用事项多于3项时，必须提供领导审核的费用明细表，并以电脑小票、收据等票据作为费用报销依据）； （3）发票类型：餐饮发票、商品销售发票； （4）发票抬头必须为公司全称； （5）发票日期必须与报销所属期间一致，不得使用跨期/年发票； （6）财务部审核通过后，转账或现金支付给报销人。报销人对金额核对无误，确认收款。 3、门店日常管理费 （1）定义：指自有直营店日常管理所产生的费用。 （2）构成： ①材料类：用于少量购买配送不够的水果等原材料； ②装饰品类：用于门店装饰布置、直营店卖场及展柜装饰、直营店假日零星促销装饰等。 （3）报销时间：每月 日前 （4）报销流程： （1）直营店店长 （1）直营店店长为第一责任人，必须对每笔费用严格审核，其中一张发票背面必须有报销人及证明人（即店长）签名； （2）材料类及装饰品类发票分开粘贴，相关电脑小票请自行保存；购买的物品需详细登记在《日记帐》上，以便稽核； （3）报销发票类型：商品销售发票，或认可的收款收据； （4）发票或收据抬头：公司全称； （5）发票日期必须与报销所属期间一致，不得使用跨期/年发票报销； （6）财务部审核通过