(完整版)文档管理制度.docVIP

部门文档管理制度（试行） 一、目的 文档是企业重要的智力资产， 文档一般以电子文档的形式存在， 从内容上， 有商务合同， 会议记录， 客户资料，推广文案，项目文档，经验心得等。每一个信息系统都会经历规划阶段，制度方案阶段，运 行阶段，在每一个阶段都会有大量的文档产生。文档管理就是将这些大量的文档， Excel, 图片，影音 进行存储，分类和检索。 文档管理通过对部门大量的文档信息，合理有序的分类存放。解决了大海捞针的困扰，充分加强 了部门文档信息共享作用， 使部门工作更优化， 有效统一规范的文档管理能够确保部门内部及相关部门 得到有效的文件。 二、文件材料的收集管理 1． 每一阶段的文档， 由行业负责人将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后， 送交管理员归档。 2． 编制文档入档表，一项资料由行业负责人交管理员归档时，应登记并双方签名。 附：见文档管理入库登记表 V1.0.doc 战略组，市场组需要每周提供相应的资料信息交于信息管理员归档。战略组每周提供其负责的行业的资料或项目资料，市场组每周提供正在运作的展会资料，协会资料或宣传资料。 每周五由管理员将文档入档表报备于部门负责人。 注： 文档收集管理现处于试行阶段，试用 2 个月，待文档管理制度完善后可再做修改或沿用。 三、归档资料范围 1． 重要的会议材料，包括会议的报告，会议纪要等。 2． 部门与有关单位签订的合同，协议书等文件材料。 3． 部门的各种工作计划，总结，报告，会议记录，部门制度，公司资质等资料。 4． 部门有关各行业的调研，包括，调研报告，行业厂商目录，供应商信息调查表等资料。 5． 市场展会资料，包括公司宣传资料，展会论坛调研，展会图片，视频，音频等资料。 6． 软件信息资料，包括办公软件， DEMO，学习资料等资料。 四、文档规范 页面设置 各类文档一律采用 A4 纸张大小，页边距一律采取：上、下 2.5cm，左 3cm,右 1.5cm ，行间距取多 倍行距（设置值为 1.5）；字符间距为默认值（缩放 100%，间距：标准），标题在文档上端居中，两边空 格要均匀。如有副标题，破折号应比正题缩进两格，用稍小字体。 字体要求 文档所用字体要求为微软雅黑。 字号 主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小二号“微软雅黑黑体字。第一层次题序和标 题用”小三号“微软雅黑黑体字；第二层次题序和标题用”小四号“微软雅黑黑体字，第三层次及以 下题序和标题用“小四号“微软雅黑字体。正文用五号微软雅黑体。 英文字体应与中文字体相对应，字体为五号 Times New Roman 。 图、表格式 图： 要精选、简明，切忌与表及文字表述重复。图中术语、符号、单位等应同文字表述一致。 图序及图名居中置于图的下方，用五号字微软雅黑体。 表： 表中参数应标明量和单位的符号。 表序及表名置于表的上方。 表序、表名和表内内容采用五号微软雅黑体字。 5. Excel 格式 Excel 表格按照以上 Word 文档格式，主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小 二号“微软雅黑黑体字。表格内文用五号微软雅黑体。 6. 文档格式 凡上传至服务器的主要文档。如合同协议，宣传如下图：  PPT，由管理员在电子文档前页附上文档编码表。 文件编号 版本 / 修改 发布日期  文件管理名称 五、 文档版本管理 文档的状态变迁规则 文档的状 可分 “草稿” 、“正式”和“修改”三种。文档建立 ，状 “草稿” ，通 后， 其状 “正式” 。此后若更改文档， 其状 “修改” ，当文档修改完 重新通 ，状 又 “正式” 。 文档版本号标识 文档的版本号规则与文档的状态有关。 于“草稿”状 的文档的版本号格式 0.YZ,YZ的数字范 01-99.随着草稿的修正， YZ 的取 增。 YZ的初 和增幅由用 自己把控。 于“正式”状 的文档版本号格式 X.Y， X 主版本号，取 范 1-9.Y 次版本，取 范 0-9. 文档第一次成 “正式”文件 ，版本号 1.0. 如果文档升 幅度比 小， 可将 部 制作成文档的附件， 附件版本一次 1.0、1.1、??。 当附件的 累到一定程度 ，文档 的 Y 可适量增加， Y 增加一定程度 ， X 将适量增加。当文档升 幅度比 大 ，才允 直接增大 X 値。 于“修改”状 的文档的版本号格式 X.YZ文.档正在修改 ， 一般只增大 Z 値， X.Y値保持不 。 当文档修改完 ，状 成 “正式” ，将 Z 値 置 0，增加 X.Y値。参考 2 文档版本控制 文档的版本控制作用于多个文档管理活 之中，如 建文档、文档的 更和文档的 等。在 目开发过程中， 绝大部分的文档