国有房地产公司合同审批、保管、借阅及保密管理制度模版.docxVIP

合同审批、保管、借阅及保密管理制度 为了加强公司合同审批、保管、借阅及保密的管理工作，依据国家的相关法律、法规及集团公司的有关规章制度，结合公司实际，制定本制度： 一、合同的办理及审批 各分类专业合同，按公司的实际情况，参照本程序办理。 经办人、部门意见、财务意见、分管领导意见、法律顾问意见（目前未设法律顾问，暂由集团法务室人员作意见）、总经理意见。各业务审批部门，要根据各类合同的不同条件，规范、明确审核的责任范围，认真履行职责、严肃工作程序、严格验证审核。 （一）责任范围： 1、经办人：负责合同的起草。合同合格模式、签约内容、责任、义务齐全、双方法律关系清晰，验证、审查相关附件的真实性。 2、部门负责人：负责合同内容的初审。包括项目的、标的、数量、质量、价款、期限、权利、责任、义务，合作方资质、资信、营业执照，并将其复印附附后作为合同的材料。 3、财务部负责人：负责对结算款项、支付条件进行审核。负责对结算条款、约束条件、造价、费用进行审核。 4、分管领导：负责合同的审核。合同标的、格式、内容齐全、规范，双方责任明晰。 5、法律顾问：负责合同的法律关系审核，避免产生纠纷，负责合同风险评估，为领导决策提供可行性建议。 7、办公室：负责合同流转程序的审核，对符合流转程序的予以确认，加盖“合同审核章”后，上报法定代表人（总经理）审批，统一终核、统一制作、统一编号、登记台帐和分类归档。 8、在分管领导审核前，由承办人综合各专业口审核意见并对合同进行修改。 9、分管领导审核时，要按各专业口审核意见修改合同做出说明。如未修改，对未修改的原因或理由做出说明 （二）合同办理的工作质量要求 1、对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章，原则上先由对方签字盖章后，我方才予以签字盖章；严禁我方签字后，以传真、信函等方式交与对方签字盖章，合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 2、合同盖章生效后，办公室对合同统一编号，合同变更后，合同编号不予变更。 3、合同承办部门要根据合同编号统一设立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。 4、各部门在合同履行中遇到履约困难或违约情况，应及时向公司总经理汇报（原则上用书面报告），并征询法律顾问。 5、合同履行过程中，有关人员应妥善保管合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以确保合同的完整性。 6、各部门收到对方变更合同或解除合同的通知后，必须在一天之内向公司总经理汇报，并通知公司法律顾问（目前未设法律顾问，暂由集团法务室人员作意见）。变更合同或解除合同的文本作为原合同的组成部分，同样具有法律效力，由公司档案室保管。 7、各部门定期将履行完的合同资料，交公司档案室存档，不得随意处置、销毁、遗失，有关人员应保守合同秘密。 二、合同的保管 依法签订的合同（总经理签字、盖有公司公章或合同章的），经办部门或人员必须将合同原件交给公司档案室保管。合同保管人员审核验收合格后应按合同种类分类进行编号登记，合同编号方法如下： （一）编号方式：合同类型+签订年份+签订顺序（从1开始编号）。 （二）合同类型 1、工程项目合同;2、销售合同；3、借款合同；4、物品采购合同；5、服务合同；6、维修保养合同；7、租赁合同；8、授权代理合同；9、劳动合同；10、其他合同。 （三）合同的保管，一般同类、同一个项目归档在一起，组合一个卷，但同类合同数量少（即：同类才2份以下合同）可多类组合一个综合卷。 （四）合同发生变更的，要收集好相应的书面依据并做好归档工作。 （五）合同文档的保存条件：由专人专柜保管，并做到防火、防潮。 （六）保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 三、合同的借（阅）及保密 （一）档案的利用是档案管理的目的。为了便于查找和利用，档案管理员要熟悉存储档案的情况，便于为员工服务。 （二）员工因工作需要借阅或复印档案时，要办理有关手续后才可借阅。 （三）对一般档案合同，如为借阅人经办的合同，在《档案借阅登记本》登记后，可直接查阅或复印。非借阅人经办的合同，应经部门负责人确认，办公室负责人同意后方可办理借阅手续；外借使用完毕后必需按时返还，不得损坏，否则后果由当事人承担。 （四）外来人员查阅档案合同、资料，须经公司法人代（总经理）批准后，方可办理借阅手续； （五）涉及公司秘密的经营合同或协议书，应填写《档案借阅申请单》，经部门负责人确认，报公司法人代表（总经理）批准，并在《档案借阅登记本》登记后方可借阅，但不允许复印。