行政接待管理制度模版.docxVIP

PAGE PAGE 5 LOGO xx有限公司 编 号：HTH-XZJD-01 版 本：1.0 生效日期： 管理体系文件 行政接待管理制度 密 级： 发放编号： 编 制： 审 核： 批 准： 版本修订记录 序号 修订日期 修订内容 修订人 版本 备注 LOGO 行政接待管理制度 编 号：HTH-XZJD-01 版 本：1.0 生效日期： 1 1. 目 的 树立集团公司良好形象，扩大集团对外联系和交流，使接待工作规范、有序。 2. 适用范围 适用于集团总部。集团所属全资和控股项目公司、各专业配套公司参照执行。 3. 职 责 3.1 集团办公室 1) 公司接待归口管理部门，负责公司重大接待活动的策划、组织、管理、协调工作； 2) 制定公务接待标准和年度费用预算，定期与签约（定点）接待单位进行费用结算； 3) 对各部门的公务接待工作进行指导、监督。 3.2 各中心 1) 本部门日常业务往来的公务接待活动的策划、组织、管理和协调工作； 2) 本部门各项接待费用的计划申报与报销； 3) 积极配合公司综合性接待活动。 4. 管理规定 4.1 接待管理原则 4.1.1 对口原则：各业务部门涉及接待由各部门负责，集团办公室协助用车、用餐、住宿及会务安排。其他接待由集团办公室负责。 4.1.2 节约原则：严格接待审批程序，遵循统一接待标准，从严控制接待费用； 4.1.3 周到原则：接待工作要系统策划，衔接周密，方式得体，礼节适度； 4.1.4 保密原则：向外来人员介绍情况时，注意遵守公司保密制度。 4.2 接待流程与标准 序号 步骤 要点分解 标准 1 接到接待任务 立即与来访单位联系，确定来访详情。 来访单位必须提供正式的拜访函。 来访详情包括：来访单位名称、来访时间、人数、名单、职级、目的、行程安排以及有无用餐、用车、住宿等需求。 2 拟稿接待方案 确定接待级别 做好行程安排 确认出席接待人员名单 方案定稿后呈送领导审批 接待级别标准：见《附件1：接待级别标准》。 3 知会相关人员 通知参与接待人员，参加接待时需正式着装，并佩戴公司徽章； 信息有变化时，及时通知相关人员。 将领导审批的接待方案以邮件形式发送给各接待相关人员； 涉及项目参观的，需发送项目接待总负责人或配合接待部门和责任人，如没有明确接待部门统一给到行政负责人。 4 跟进各项接待事项的安排 通过OA申请接待用车、用餐、住宿、会议、礼品等安排，流程需附已签批的接待方案； 流程审批后请主动联系行政部专人落实各项准备工作； 将各项接待安排告知来访单位联系人。 重要客人接机需安排相应职务的接机人。 各项准备工作要求在客人到达前1小时准备完毕； 接机牌标准见《附件2：接机牌标准》； 欢迎词要求在一楼大堂及公司门口位置播放。标准见《附件3：欢迎词标准》； 礼品参考标准见《附件4：礼品参考标准》。 5 参观线路、展厅安排 参观线路主要为展厅，必要时可安排电瓶车参观园区。 联系展厅管理员检查展厅环境，打开相应设备。 讲解员按照展厅标准讲解。 6 座谈安排 检查会场布置； 确定客人到达时间，组织接待人员到大堂或电梯口迎接客人； 通知各相关接待人员做好准备。 检查会场包括：座位安排、会议资料、礼品准备，台卡名称、欢迎词是否准确等。 会务安排标准见附件5 7 用餐安排 提前到用餐区检查用餐布置 提前确认菜单； 检查包房温度； 确认用餐座位数量。 8 住宿安排 特别尊贵的客人住宿，需提前检查房间的布置 9 后续宣传报道 跟进接待宣传报道工作 如需在集团网站或月刊报道的接待信息，可通过OA申请上线报道； 报道需含接待图片和文字。 4.3 接待费用结算与报销 4.3.1 接待费用结算根据“谁接待、谁负责”的原则进行管理。 4.3.2 接待费用报销时，申请部门将收据和发票凭证送交财务管理中心进行结算前的确认和统计，超过定额标准的不予报销。如没有收据或发票凭证，一切费用自行承担。 4.3.3 各业务部门如需在公司签约（定点）酒店用餐、住宿的，应事先通知集团办公室，由集团办公室授权签单。集团办公室定期与签约（定点）酒店结算费用。属对口业务接待部门签单的费用计入该部门年度公务接待费限额内。 4.3.4 在非签约（定点）酒店住宿、用餐，对口接待部门凭有效发票按财务报账程序报销。 6. 相关记录 6.1 接待方案表