会展文案讲稿第4章会展运作阶段的.docxVIP

4xx 会展运作阶段的文案 (中)【本章导读】 本章作为会展运作阶段文案的中篇主要介绍参展说明书、会展接待方案、展会相关活动策划案、会展意向书等主要内容。通过学习，要求了解参展说明书主要包括的项目、会展意向书的写法，掌握会展接待的内容和步骤、展会相关活动的种类等相关内容。 【关键词汇】 参展说明书会展接待方案展会相关活动策划会展意向书 4.1 参展说明书 【训练要领】 参展说明书是在会展相关日期安排确定后针对参展商做好参展准备而编写的，一般以小册子的形式印制，对参展商参展起到较好的指导作用。 4.1.1 参展说明书的含义 办展机构在确定了会展的有关日期安排，指定了会展承建商、会展运输代理和会展旅游代理以后，即可以着手编制会展参展说明书。 4.1.2 参展说明书的主要内容 从某种意义上讲，参展说明书 (参展商手册 )是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件，也是办展机构对会展布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指 导性文件，参展说明书所包含的内容涉及举办会展的各个环节。 全国高职高专会展策划与管理专业系列教材 ——会展文案写作 4.1.3 参展说明书的编制要求 从参展说明书所起的作用可以看到，参展说明书是展会筹备过程中的一个重要文件。 全国高职高专会展策划与管理专业系列教材 ——会展文案写作 1 / 8 1)实用 2)简明 3)详尽 4)美观 5)专业 6)国际化 4.2 会展接待方案 【训练要领】 对于重要的会展接待，会务和展务工作机构应当事先制订接待方案，或作为会展策划方案或预案的有机组成部分。接待方案批准后，即成为会展接待工作的依据，以便更好地指导接待工作。 全国高职高专会展策划与管理专业系列教材 ——会展文案写作 4.2.1 会展接待方案的基本内容 会展接待的内容包括接站、食宿安排、宴请、看望、翻译服务、观看电影和文艺演出、参观游览、联欢娱乐、返离送别等方面。 1)接站与引导 (1)接站工作的程序和要求 (2)引导工作 2)报到与签到 (1)报到与签到的联系和区别 全国高职高专会展策划与管理专业系列教材 ——会展文案写作 (2)报到工作 2 / 8 3)看望与会见 (1)看望和会见的区别 (2)看望与会见的安排及要求 ① 确定出面人。 ② 安排时间和地点。 ③ 通知。 ④ 陪同和记录。 4)安排食宿和作息时间 (1)安排饮食的要求 全国高职高专会展策划与管理专业系列教材 ——会展文案写作 (2)安排饮食工作的程序 (3)安排住宿的要求 (4)住宿安排工作的程序 (5)作息时间的构成 ① 会议活动作息时间的构成。 ② 展览活动作息时间的构成。 5)文艺招待和参观游览 (1)举行文艺招待 (2)组织参观、考察、游览 全国高职高专会展策划与管理专业系列教材 ——会展文案写作 6)返离工作 3 / 8 4.2.2 会展接待方案的结构与写法 会展接待方案可以包含在会展整体策划书或预案之中，也可以单独拟写，作为会展策划书或预案的附件。 (1)标题 (2)正文 (3)提交方案的会务工作机构 (4)提交方案的时间 4.3 展会相关活动策划案 全国高职高专会展策划与管理专业系列教材 ——会展文案写作 【训练要领】 会展活动推陈出新，要在活动中有创新，有发展，就必须进行相关的策划，展会相关活动的策划方案对于活动的举办起到良好的促进作用。 4.3.1 展会相关活动策划的作用与原则 1)举办展会相关活动的作用 举办展会相关活动能满足参展企业与专业观众达成交易、获得信息等多种需求；对于办展企业而言，也能使展会的影响力、知名度提高，作用很大。 全国高职高专会展策划与管理专业系列教材 ——会展文案写作 (1)丰富展会信息 (2)强化展会发布 (3)扩展展会展示 (4)延伸展会交易 (5)活跃展会现场气氛 4 / 8 2)举办展会相关活动的原则 4.3.2 展会相关活动的种类与策划 1)开幕式策划 2)专题会议策划 全国高职高专会展策划与管理专业系列教材 ——会展文案写作 (1)专业研讨会 (2)技术交流会 ① 考虑合理安排会议时间。 ② 不要强挤时间来安排活动。 ③ 事前当众宣传会议，要知道这个机会也许还有利于会议登记。 ④ 考虑设立 “交流会 ”布告牌。 ⑤ 如果合适，与会议主席或主持人一起为会议构建框架，推进会议的进 行。 ⑥ 考虑提供茶点。 全国高职高专会展策划与管理专业系列教材 ——会展文案写作 ⑦ 不要强迫人们参加讨论交流会。 ⑧ 要考虑到那些也许不属于交流范围内的人。 (3)行业会议 (4)产品发布会 ① 明确目的。 ② 确定口径和发布方式。 5 / 8 ③ 选择时机。 ④ 确定对象。 ⑤ 发出邀请和接受报名。 全国高职高专会展策划与管理专业系列教材 ——会展文案写作 ⑥ 确定主持人和发言人。 ⑦ 准备有关材料。 ⑧ 布置会场。