会议室预约流程大纲纲要大纲.docVIP

XX公司会议室管理暂行办法 1、 目的与适用范围 目的：为了充分利用会议室的功能，给公司同仁创造一个良好的工作环境，使会议室的管理和使 用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开。现结合本公司的实际情况，制定此会 议室使用申请实施细则。 责任：会议室使用管理由公司人力资源部负责，并实施监督 2、会议室使用申请办法 会议室是用于召开会议、内部培训、接待客户、招聘面试的地方，未经允许不得挪借他用。 公司 的会议室管理由公司人力资源部统一负责。 为了避免使用会议室的时间发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天邮件通知总秘，若临 时会议则至少提前二个小时通知总秘。总秘根据预约时间先后统一安排会议室。 会议室安排原则上以已经填写预约申请使用单为主，如遇突发急需使用会议室的申请人应与已预 约申请人适当协商解决，并知会总秘。 各部门使用会议室时，需要填写会议室使用申请表，明确使用时间、是否使用设备、参加人数 等。 如遇到会议室使用时间发生冲突，要坚持局部服从整体原则。公司会议优先于部门会议，部门会 议本着重要性、紧急有限的原则自行解决。 开会期间，请爱惜会议室的设施以及物品，如投影仪、电脑、激光笔等，其他人员不得擅自使用 和操作，会议室的相关设备请勿随意带离会议室。 会议结束后，申请人应及时整理会议场地（包括桌椅的归位、卫生清洁），关闭各种电器，切断 电源。如发现设备故障和公共物品损害应及时知会总秘，以便及时报修。 3、流程 / 程序 流程节点 申请人 人力资源部 4、备 注： ①临时举行会议，请尽量提前通知，方便安排会议室并准备相关事宜。 ②临时取消使用会议室，如申请人无提前通知，于预订会议开始 15 分钟后拨打电话询问原因， 并提醒预订会议开始时间半小时后无使用会议室，可能安排至其它会议。 ③需延长会议时间，请提前告知，方便安排。 、生效时间 此制度自 2013 年 4 月 1 日起生效。 6、附录 《会议室管理登记表》、《会议安排单》 会议室使用申请表 申请部门 申请会议室 使用时间 年 月 日 时 至 时 会议内容 参加人数 主持人 出席领导 需准备事项 其他要求 申请部门 总秘意见 负责人意见