《接待工作实施方案》.docxVIP

投资开发有限公司接待工作实施方案 接待工作是外部联系的“窗口” ，内部沟通的“桥梁”。对于企业 而言，接待工作就是企业的门面、喉舌，是企业形象的缩影，更重要 的是，接待工作对企业业务拓展，加强横、纵向的经济、技术合作等 都有着重要意义和深远影响。 为进一步完善和规范公司接待工作， 合理调配接待资源，使公司 接待工作有章可 俯、有度可依，提高接待工作效率，树立公司和员工 的良好形象，提高公司的知名度和影响力，现根据公司的发展需要， 特制定了本实施方案。 一、 组织机构 接待工作由接待主管部门、接待组织部门和接待协助部门构成。 （一） 接待主管部门，指负责公司接待体系建设与管理的部门， 总经办为接待主管部门。 （二） 接待组织部，指根据来访对象及业务相关性实施具体接 待计划并对整个接待过程直接负责的部门，总经办、行政部、账务部 和人事部为接待组织部门。 （三） 接待协助部门，指拥有公司公共资源且可提供用于接待 服务的的部门，招商部、策划部、营销部、网络部等其他部门为接待 协助部门。 二、 职责 （一）接待主管部门 1、 负责公司接待体系建设及管理，包括接待制度的制定、变更、 解释及提供接待知识培训与咨询服务等。 2、 负责拟定接待方案（含接待计划、日程安排、费用安排和预 算等），报总经理批准，并组织相关部门具体执行。 3、 负责组织相关部门及人员开展接待礼仪培训。 4、 负责核实、调查、处理公司各部门接待过程中出现的违规现 象。 负责接待档案的管理。 （二） 接待组织部门 原则上各职能部门负责组织与其业务相关的一般接待活动。 但涉 及重要人物、重要业务的公司和行政部门的重大接待活动， 必须由接 待主管部门统一组织实施。 确定具体来访信息。掌握来访目的、时间、时长、地点、人 数、人员名单、行车路线、具体要求等，提前一天将相关信息及时、 有效传递给接待协助部门，同时通知参与接待人员。 依照公司规定，根据需要联系摄影、摄像及宣传报道等事宜。 根据需要提前按相关规定安排或预订会议室，并对所需画册、 饮料、果点、投影仪等提前提出申请。 负责准备会谈中需要使用到的电脑、会谈资料、礼品、铭牌 等。 根据用车需要，按车辆管理部门规定提前提交用车申请。 组织相关接待人员迎接、陪同、送行。 根据需要安排住宿，尽量引导或安排客人就近入住公司的协 议酒店，如有特殊情况或其他要求，可根据领导指示另行安排。 根据需要安排用餐。用餐标准根据预案和具体情况确定。 负责对接待实施过程中客方人员的衔接、督导及涉及的信息 安全监控。 负责接待实施中涉及的相关后续事务的组织、跟进、协调、 落实。 （三） 接待协助部门 根据接待组织部门最终协调确定的要求，接待协助部门安排具体 相关工作并对接待效果负责，为促进接待工作的顺利进行，可向接待 组织部门提出有效建议。 三、具体分工 编 号 项目 具体内容 责任部门 责任人 1 制定接待方案、预案，对日 程进行安排。 根据实际情况和要求修改接待制度，拟写接待沽动 方案和每次预案，做好接待预算。对接待工作进行 部署。跟进、协调、落实接待后续相关事务。 总经办 2 来访信息确认 与接待对象对接，确认来访意图、目的、时间、时 长、人数、来访人员名单、姓名、单位、职务等信 息。 总经办 行政部 3 会议室、举行活动场所的布 置和预订 视情况提前摆放会议包、纸杯、水、水果、纸巾、 公司宣传资料、记录簿、签到册、投影仪、翻页笔、 电脑，准备烟灰缸、茶、咖啡；制作欢迎牌、指示 牌；摆放铭牌； 会前检查会议室物品配备；与会期 间做好饮品添加、台面清洁等服务；根据方案要求 摆放花卉及盆栽。 行政部 4 会议所需器材 准备电脑、投影仪、音响、麦克风等设备。 策划部 5 和来宾联系沟通 与客方沟通，了解对方的要求和需要以及行程的变 化及时向我方接待人员作出工作调整。 总经办 行政办 6 摄影、摄像及宣传报道 视需要安排摄影摄像、制作相册或相框、进行内部 和外部宣传报道。 策划部 7 迎送 接机：值机（代客人办理登机、行李托运）（仅限 贵阳机场国内航班）；贵宾厅休息；视情况准备鲜 花、接站牌等。 总经办 行政办 8 餐饮 确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌 和其他相关安排等工作。根据需要和客人喜好安排 相应招待场所， 总经办 行政部 9 住宿 根据来宾的级别联系住宿地点；接待人员需在客人 入住前复查房间设施； 接待人员提前按客人喜好安 排房间，确定房间号，并代办入住、退房手续； 总经办 10 景点游览 提前购票尽量避免排队等候。 招商部 行政部 11 车辆 提前安排和调度车辆，4人内可安排轿车；5-6人可 安排商务车；6-15人可安排中巴车；30-50人可安排 大巴车；根据人数、路线、天气在车上准备瓶装水。 检查车况、保证车辆清洁、车况良好