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如何进行会议管理？ 如何进行会议管理？ 是否要开会？ 是否要开会？ 无需开会的“五个如果” 无需开会的“五个如果” • 图3-1 不需开会的“五个如果” • 图3-1 不需开会的“五个如果” 必须开会的“五个如果” 必须开会的“五个如果” • • • “机遇只偏爱那些有准备的头脑”。 • “机遇只偏爱那些有准备的头脑”。 • 对一个人而言，无论做任何事，如果事前 • 对一个人而言，无论做任何事，如果事前 没有做好充分的准备，那么等待他的必然 没有做好充分的准备，那么等待他的必然 是一个注定的失败。 是一个注定的失败。 • 对一次会议而言，高效的会议其实在正式 • 对一次会议而言，高效的会议其实在正式 宣布开始之前就开始了！ 宣布开始之前就开始了！ 1．1H 5W 1．1H 5W • • 特殊提醒 特殊提醒 • 根据统计调查显示，会议人数最多不应超 • 根据统计调查显示，会议人数最多不应超 过9个，最为合适的人数是5至7人。这个人 过9个，最为合适的人数是5至7人。这个人 数既能够防止人数太少，不能集中反映群 数既能够防止人数太少，不能集中反映群 体思想，又能避免因为人数过多，从而造 体思想，又能避免因为人数过多，从而造 成一部分人的消极参与。 成一部分人的消极参与。 召集会议前的思考 召集会议前的思考 • 会议的主题是什么？ • 会议的主题是什么？ • 需达到什么目的？ • 需达到什么目的？ • 不召开意味着什么？ • 不召开意味着什么？ • 是否有可取代方式？ • 是否有可取代方式？ • 谁是必须的参会者？ • 谁是必须的参会者？ • 他们的角色是什么？ • 他们的角色是什么？ • 会前须做什么准备？ • 会前须做什么准备？ • 是否需要会前沟通？ • 是否需要会前沟通？ 会议准备工作检查表 会议准备工作检查表 • 会议的具体准备工作相当于会议的硬件， • 会议的具体准备工作相当于会议的硬件， 因此必须要面面俱到。将这些具体的工作 因此必须要面面俱到。将这些具体的工作 一一列出就是一张会议准备工作核对单。 一一列出就是一张会议准备工作核对单。 这张核对单虽然数目繁多，然而却是会议 这张核对单虽然数目繁多，然而却是会议 成功的有效保证。 成功的有效保证。 阶段 需CHECK的事项 1、议题征集通知发出 议题报送阶段 2、各部门和PDT经理准备预审议题 3、各部门议题报送 1、产品线管理办议题确定 2、待评审议题文档录入LOTUS的IPMT管理中 议题初审、确定阶段 3、发IPMT会议通知(IPMT成员和汇报人员) 4、需要纸质文档领导资料准备、发出(侯总\匡总) 1、确认汇报人员是否和IPMT成员沟通 2、会前一天电话询问IPMT成员（1）是否可准时出席（不能参会的要确 认授权代表）； （2）对议题是否有异议 3、电话确认汇报人员清楚汇报时间，并已安排好本部门记录人员 IPMT成员审阅议题阶段