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《国家行政机关公文格式》条文释义 1 范围 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识 规则。 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。 使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。 本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。 (1)内容范围 内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公 文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国 家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。 (2)适用范围 本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参 照执行的含义是可以结合自己的实际执行。 (3)特定范围 《办法》规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民 族文字。由于少数民族文字 的字体、字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。 2 引用标准 GB／T 148—1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 在本标准中引用的国家标准 GB／T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》，主要 规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。由 于该标准是根据国际标准 ISO 218 等同采用过来的，因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准 一致。在 A 系列纸型中，公文用纸的纸型为 A4 型，即幅面尺寸为 210mm×297mm，并规定各裁边 的误差为土 3mm。因此 GB／T 9704 一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面 尺寸的依据就是 GB／T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。 3 定义 本标准采用下列定义。 3．1 字 Word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 3．2 行 line 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以 3 号字高度加 3 号字高度 7／8 倍的距离为一 基准行；公文标题以 2 号字高度加 2 号字高度 7／8 倍的距离为一基准行。 在本标准中为确定公文中各项要素的位置，就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一 的规定。为此，对于公文的横向描述形式就是“字”，纵向描述就是“行”。在这两项定义中， “字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除 2 号标题外)指的是 3 号字高度加其 7／8 倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵 坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。 4 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为 60g／m 一 80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为 85％一 90％，横向耐折度≥15 次，不透明度≥85％，pH 值为 7．5—9．5。 由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频繁使用 和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。 公文用纸的质量为 60g／M2—80g／m2 的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的 经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于 60g／m2 的胶版印刷纸， 一般公文用纸可以采用 70g／m2 的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张 质量不高于 80g／m2 的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用 单位可根据自己的情况具体掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。 公文用纸纸张白度是根据与 A 等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸 张白度的指标，进行分析总结得来的。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很 不庄重；纸张白度过高，反光度加大，看上去晃眼，特别是在晚间，纸张白度过高，对视力影响 很大，时间长了很不舒服。 横向耐折度≥15 次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为 很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不 能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。