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公司内部沟通机制 第一章 总则 第一条 制定目的 为提高工作效率，避免出现因内部各环节沟通不及时或 不顺畅导致的工作脱节、推诿现象，根据公司管理要求及公 司实际工作的需要，特制定本制度。 第二条 适用范围 集团公司所有在职人员。 第二章 沟通机制管理 第三条 行政部门权责 一、总经理召开的会议、公司例会、临时性会议的通知、 召集，会议资料的准备，会议记录，会议决议追踪及呈 报； 二、总经理信箱（传统信箱以及电子信箱）的管理，定 期收、发； 三、企业制度、正式文件的颁发、发行； 四、公司决议事项和总经理指令的通知、传达； 五、有关事物的联络、协调、催办。 第四条 其他各部门主管权责 一、出席要求参加的会议、执行会议决议； 二、根据会议要求、上级指示或工作需要，向所属部门、 员工传达会议决议及公司的政策、规章、要求等； 三、定期或不定期向总经理或分管副总经理作述职汇 报，及相关业务状况的呈报； 四、部门会议的通知、召集、会议资料的准备、会议决 议追踪及呈报； 五、有关事务的联络、协调、催办。 第三章 沟通机制内容 第五条 沟通形式 一、正式的文件沟通； 二、会议沟通：例行性会议、临时性会议； 三、非正式场合、非正规形式的沟通（公司电子邮箱、 个别交谈等）； 四、总经理私人信箱； 五、网络平台：公司主页、企业论坛等； 六、公告栏、员工天地等； 七、合理化建议的征集。 第六条 具体内容 一、 正式的文件沟通 1、规章、制度类文件 规定各种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准并 经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主题、格式、 适用期长，一般不针对具体个人、具体时间，并在相应范围 内必须遵循的基础性制度； 2、联络、通知类文书 进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文 书。一般适用期较短，针对性较具体，适用期过后，多数无 保存价值或存档年限短。另外，有些临时性或试行性制度也 可采用此类形式。 3、报告、报表类文书 （1）下级呈报上级，下属部门呈报直接主管部门、主管 部门向公司或总经理的述职报告，专项工作汇报、及各项业 务报表等，分为定期及不定期的呈递； （2）须定期呈报的有： a、生产计划报表、生产月报表、品质分析报表、毛利 预算表、财务收支预算、采购资金计划表等； b、业务部的业务报表、销售及费用月计划表及相关分 析报告等； c、财务的财务报表、财务分析报告、责任单位成本绩 效报告； d、下级主管对上级主管的述职报告、工作报告。 4、会议记录类文书 各类会议由指定人员做《会议记录》；《会议记录》均以 邮件形式发送到各中层领导个人邮箱。 二、会议沟通 1、例行性会议 a、检讨总结上阶段经营、管理情况，分析绩效指标完 成情况，设定下阶段经营、管理重点，拟出工作计划与重大 会议； b、公司重大经营、管理决策讨论或发布； 2、临时性会议 临时性会议由总经理或相关权责主管依需要时召集。 三、非正式场合，非正规形式的沟通 （1）由总经理设置公司公共电子信箱，行政部并负责定 期的收集、呈递总经理； （2）除工作接触外，各级主管应定期或不定期与下属进 行交谈沟通，以增进彼此了解，掌握各层次人员的动态信息， 帮助决策层把握方向，适当准确的制定相关政策。 四、总经理私人信箱 公司在指定地方设立总经理私人信箱，一线员工如有各 类意见可以匿名信的方式投递到总经理私人信箱内，总经理 私人信箱内的信件只有总经理亲自阅读并处理。 五、网络平台 1、公司网站信息是重要的沟通方式