如何成为一名出色的秘书.pdfVIP

成为一名出色的秘书 成为一名出色的秘书 一名出色的秘书 • 具有良好的专业技能 • 提高公司的工作效率 • 减轻上司的工作负荷 • 享受更多的工作乐趣 秘书的工作职责 • 接待来访客人 • 接听各类电话 • 文档资料管理 • 起草或协助起草各类文件 • 帮助上司安排工作行程，并及时记录和提醒 • 各种会务安排及会议记录 • 处理往来信函和传真 • 上司和部门同事出差安排 • 办公设备和物品的购置 • Follow Up 秘书的素质 • 保守机密 • 良好的文字处理能力 • 时间管理 • 个人形象 • 主动性和可靠性 • 准确 • 随机应变 • 认同不同个性 • 冷静处事 • Follow Up 秘书的重要 • 现今社会, 一名出色的秘书不再仅限于做 上司的助手, 他/她已经承担着一个部门沟 通、协调的任务，成为整个机构中不可 缺少的角色。 保守机密 • Secret Secretary ( 保守机密的 人） • 不向任何人透露所见所闻的公司机密信 息：如财务报表、人事变动、内部策 略、销售数据等, 包括自己的家人和朋 友。 • 英文保密标识：Confidential Private 良好的文字处理能力 • 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word 、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式 时间管理 你一直都觉得很忙吗？ 你能在被要求的时间内准时完成工作 吗？ 你怎样去处理紧急与重要的事情？ 个人形象 • 员工所制造的印象就是公司的广告 • 外人会从雇员的表现对机构下判断 • 每个人只有一次机会给人第一印象 • 个人形象内容： 容貌、声音、衣着、 动作、表情 主动性和可靠性 • 主动完善与工作相关的各种技能：如电脑、速 记、写作等 • 主动承担更多的工作责任 • 不断寻求更有效的工作方法 • 面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解 决方案 • 把自己的时间、想法和精力贡献给团队 准确无误 • 我们工作的准确性会影响： — 工作的进程 — 上司对我们工作能力的评估 — 上司和同事的信任 — 工作效率 随机应变 • 寻找不同的方法去适应成长中的变化 • 不断改进个人的工作习惯以适应工作需 要 • 对不期而至的改变要有充分的思想准备 认同不同个性 • 学会与各种个性的人打交道 • 尊重他人的观点及工作态度 • 与人和睦相处 • 不要对别人要求过高 • 容忍别人的不足 冷静处事 • 始终保持平和的心态 • 勇于面对困难和挫折 • 从不以喜、恶示人 • 乐于助人 Follow Up • 一件事情有始有终 • 跟综事件的进程和结果 • 这是秘书工作的重要方法和习惯 你想成为怎样的秘书？ A 、“打印这个文件”、“复印那个文件”、 “把这些文件存档”； B、“这个文件要打印吗？”“需要我去复印 吗？”“需要我去复印吗？” C、“我准备去打印这个文件”、“我要改变 这种存档方式