会议管理办法（2020年10月整理）.pdfVIP

会议管理办法 （修订） 为规范和加强公司会议管理，进一步减少文山会海，降低会 议成本，提高会议质量和效率，特制定本办法。 一、总则 （一）精简高效。要坚持精简、务实、节俭、高效的原则， 少开会，开短会，求实效，严格控制会议数量、规模、会期，提 高会议质量，确保会议效率。 （二）形式多样。根据实际需要通过多种方式办会，能不开 的会坚决不开，能合并开的会就合并开，能通过电视电话会议形 式召开会议一律不集中召开。 （三）控制预算。严格实行会议经费预算管理，节约会议费 用和参会人员的工作时间。 （四）分类管理。公司会议根据形式、规模、内容进行分类 管理。 二、会议分类 公司会议一般分为以下五类： （一）总经理办公会议 （二）经营活动分析会议 （三）公司工作会议 （四）专题会议 （五）周工作例会 三、会议审批 －1－ （一）内部会议申请审批程序 承办部门将会议申请提交综合部，并填写《会议申请单》（见 附件 1），综合部会议管理人员根据申请内容进行审核后，对会议 室进行分配，承办部门在相应时间和地点召开会议。如出现会议 室使用冲突，应确保重要的会议优先使用。 （二）外部会议申请审批程序 承办部门填写《会议申请单》，报公司分管领导、总经理审批， 承办部门持审批后的会议申请单到财务部办理相关手续。 四、会议组织 （一）会议通知 1、承办部门负责会议通知的起草，通知应明确告知会议的 名称、内容、时间、地点、参加人员范围、应准备的材料、文件 和其他要求。 2、重要会议一般应提前 3 天通知，一般会议应提前 1 天通 知。 （二）会务工作 1、总经理办公会议、公司工作会议、两会 （职代会和党代 会）、周例会以及经营活动分析会由综合部负责承办，协调会议的 接待、会场组织、会议记录等会务工作。 2、视频会议由运行维护部负责会议设备、线路的保障工作。 3、其它类型会议均由牵头部门负责相关会务工作。 （三）会议材料 会议材料由会议牵头部门协调组织。需公司领导出席并讲话 －2 － 的重要会议、重大活动，主办部门应提前将会议议程、会议材料 及领导讲话代拟稿报分管领导审核。参会人员要提前阅读会议材 料，并准备发言提纲。会议除为公司领导准备纸质材料外，原则 上以电子文档形式汇报，不向参会人员分发纸质材料。会议决议 经会议主持人审定后，以公司会议纪要形式印发执行。 （四）会议内容及与会人员 1、总经理办公会议 公司总经理办公会议是公司高层决策机构，主要研究公司战 略部署、经营决策、规章制度、管理办法、招投标等 “三重一大” 事项。会议原则上由总经理主持，各副总经理出席，各部门负责 人和议题相关部门人员参加。 总经理办公会议实行会议议题报审单制度，具体工作流程为： 议题申请部门填写 《会议议题报审单》（见附件 2）—部门负责人 审核签字—相关部门会签（如有必要）—综合部负责人审核是否 上会—分管领导审核同意—总经理批准— 《会议议题报审单》送 综合部—综合部收集议题内容，将材料提交会议用。各有议题部 门须在会议召开前两天，将已经审批的 《会议议题报审单》及相 关资料送综合部。 议题申报部门应就会议议题所涉及内容进行充分调研和论 证，认真准备会议材料，提前与公司领导和相关部门沟通，必要 时提出一个以上可供决策的方案，并在对各方案进行利弊分析后 提出决策建议。综合部对拟上会的议题要进行审核，能通过专题 会议等小型会议解决的，不提交总经理办公会议。 －3 － 会议原则上每周三召开，无会议议题不召开，地点固定在六 楼行政会议室，会议时间一般不得超过 2 个小时。 2、经营活动分析会议 经营活动分析会议是公司每月例行召开的专项会议，研究公 司生产经营主要指标完成及变化情况，存在的问题及原因分析、 解决措施，经营风险及控制措施等，由公