【项目管理知识】防范项目中人员频繁变动的风险.docVIP

防范项目中人员频繁变动的风险 在 IT 行业，人员的跳槽是非常普遍的现象，甚至可以说非常频繁。人员的频繁变动对一个正在运行的项目来说是很大的风险。现实生活中有很多这样的例子：某个公司的业务或项目非常依赖于某个具体的人，一旦这个人因为某种原因离开这个公司，那么这个公司的业务或项目会受到非常大的影响，甚至可能会是毁灭性的打击。 一个好的公司不应该出现这样的情况，或者至少我们的项目管理人员应该防范这样的风险，把损失降到，或者让这种人员的变动不成为风险。 那么在项目中如何防范这种风险呢？如何做到当一个人离开项目后，其他 的人能很快地补充上来，接替离开者的工作， team 也能很容易做相应调整？这就要求在项目在 Planning 阶段就考虑人员变动的风险，简单地说就是做好BackupPlan。一方面人员所掌握的 Knowledge，Backup也需要掌握；另一方面，所有项目需要的 Knowledge 都要有相应的 Document，而不是仅仅掌握在某个人或某几个人的头脑中；后，要有清晰的 process保证 BackupPlan的顺利执行。这样做的目的是我们加强对 Knowledge 的管理，弱化人与项目的耦合关系。 比如说，项目的 PL（ProjectLeader）必须定义他的 BackupPL，并有文档记录。公司在进行 PL培训时， BackupPL也要参加。在定义了 BackupPL后， PL要制定 KT（KnowledgeTransition）plan，通过一对一的具体的工作说明，让BackupPL掌握必要的项目 Knowledge。 一个 member 从被挑选，到进入项目，再到独立胜任项目工作，把这个过程定义成正式的 process，以让 member 尽快掌握项目所需 knowledge 为出发点。 下面来说说我们这个的维护项目的人员 check-inprocess是如何做的。（这篇文章主要说的是人员变动的风险防范，所以假设项目已经在运行，项目团队也已经存在） 我们假设项目中的人员 A 要离开项目，现在已经确认 B 能加入项目。我们要做的就是启动 InductionProcess。 首先，新进入的 member 需要阅读项目定义的 InductionManual ，以掌握必要的信息。 InductionManual 主要包括项目的概述，项目组织结构，项目中的配置管理，客户介绍，项目涉及到的技术，必要的培训，和项目中的主要活动等 等。主要是一些一般介绍，具体的内容有专门的文档， InductionManual 中有链接。 其次，新进入的 member 需要阅读 ProjectPlan。这是项目中重要的文档， 每个 member 必须仔细阅读。 ProjectPlan 中对项目有详细的说明。 接下来 A 就要对 B 做 KT（这里假设每个 member 要离开项目都需要提前一段时间提出，这样可以有时间寻找新的人员和 KT。这点需要在每个人员进入项目时就规定好了的）。首先 A 要指定 KTPlan，PL审批通过后， KT就可以开始了。 KT的内容不仅仅包括 A 维护业务系统的具体技术与业务逻辑，还要包括维护过程中的 Process介绍，各种项目相关工具的介绍，正在做的工作、遗留的问题、即将到来的工作等等。 KT的内容还包括 B 申请项目 Account，维护业务系统必要的 Account，以及各种必要的权限。 KT 过程中，工作仍以 A 为主；到 KT的后期，要以 B 为主， A 只是给以必要的帮助。 KT后期还要做的一个重要的事情是 A 想业务系统的关键用户和相关 team 的人员正式通知他的工作将由 B 正式接替。 KT 的后一步是对 KT 进行验收。根据 checklist 逐相确认 KT 是否 Cover 到 了。这样可以确保 B 的 Knowledge 是完整的。 KT 完成后，需要完成 Inductionprocess 的后一步，就是 ExitTest。ExitTest 的 内容是和 InductionManual 一起定义好的。这一步也是对 KT验收工作的一个补充。 B 通过 ExitTest的考试后，就可以正式独立胜任自己的工作了。 这样一个 process完成后， A 就可以从项目中被 Release出去了。 B 进入项目后， PL就要开始为 B 安排 Backup，同时安排 BBackup其他 member 的工作。这样， team 继续运转，几乎没受到 A 离开项目的影响。