员工档案管理新规制度.doc

薯立方集团 员 工 档 案 管 理 制 度 文件编号：JT-SLF-HR-009 公布日期：20XX年7月28日 实施日期：20XX年7月28日 文件更改历史 序号 修改内容介绍 修改方法 生效日期 山东薯立方商业管理 文件编号：JT-SLF-HR-009 让更多人随时吃到健康美味地瓜 版本号：A/0 标题：职员档案管理制度 页 码：第1页 共2页 1、目标 为了规范企业人事档案管理，加强档案管理完整性、真实性、立即性和保密性。同时为了维护人事档案完整，预防材料损坏，便于高效、有序利用档案资料，特制订本管理措施。 适用范围 适适用于企业全部入职职员纸质档案和电子档案管理工作。 职责和权限 自本制度实施日起，企业全部在职职员必需按此制度实施。全部档案由人资部门负责建立、维护和保管。 内容 4.1 职员个人纸质档案 面试记录表、入职记录表、身份证复印件、毕业证书、学位证书、相关职业资格证书、转正申请表、保密协议、劳动协议。 4.2步骤 新职员入职当日提交面试记录表、入职记录表和身份证复印件于人资部。七天后由人资部制作职员档案，收齐新入职职员全部手续、证件、资料后，统一装入新档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、职员姓名、性别、籍贯、档案袋所属内容。填写完成后按所属部门放入文件柜保留。 4.3职员个人电子档案 根据2号人事部所要求填写。 4.4 步骤 于每个月月底人资部上传当月全部入职新职员信息资料给予整理，具体不了解信息可请职员自行填写上传。 4.5 维护更新 人力部门对职员自入职以来培训、转正、定岗、调岗、考评、奖罚、离职等情况进行全程跟踪，并对对应过程或结果进行编辑存档，立即更新维护。? 对职员个人取得职称、证书，进行登记存档。? 山东薯立方商业管理 文件编号：JT-SLF-HR-009 让更多人随时吃到健康美味地瓜 版本号：A/0 标题：职员档案管理制度 页 码：第2页 共2页 4.6 借调查阅 调阅职员人事档案需填写《人员档案借调查阅表》并经有效同意。 本部门职员人事档案调阅需经部门主管同意。 部门主管有权调阅其它部门职员人事档案，但需人资部门主管审核。 部门主管等级人事档案，总经理有权调阅。 调阅档案标准上在人资部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出人资部门，需人资部门主管同意。借阅档案人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷、转换，不得复印，借出档案必需在2天内归还。 全部调阅档案，均需登记立案。 4.7 离职 离职职员人事档案每个月清查，另外存档，应在妥善保管十二个月以后销毁。 职员办理完离职手续后，单位有继续保留职员档案权利。 本制度最终解释权归人资部全部，本制度从下发之日起实施。 5、附件 《人员档案借调查阅表》 人员档案借调查阅表 序号 借/查人 时间 内容 部门 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 编号：JT-SLF-HR-3-021 版本：1.0