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照片档案归档整理规则 照片档案归档整理规则 .归档内容： 上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、 视察、考察本单位工作形成的照片。 反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。 单位组织或参加重要外事活动的照片。 召开党代会、 职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。 局领导和各部室深入基层检查、 指导工作的重要照片。 举行重要表彰和重大纪念、 庆祝活动形成的照片。 与其他载体有密切联系的照片。 重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。 其他有保存价值的照片。 .归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在 OA 办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交 目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字， 各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间： 3 1.照片资料每年三月——六月归档。 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。 .整理规则 整理原则 照片档案的整理应遵循有利于保持 照片档案的有机联系、 有利于保管、 有利于提供利用的原则。每一件事分为一组，底片相应和照片一起同时归档。 照片的分类 按照《电力工业企业档案分类规则》 0—— 9 大类）为分类原则。即年度—保管期限—问题进行分类， 分类方案应保持前后一致，不能随意变动。 照片的排列 应在分类方案的最低一级类目内， 按 问题结合时间、 重要程度等进行排列。 为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。 照片册按照全宗号、 年度、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。 照片的编号 照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。由年度、保管期限代码、 册号、张号和一组照片内的顺序号组成。 采用五段式， 第一段四位数字表示形成的年份， 第二段表示保管期 4 限代码，第三段表示册号， 第四段表示流水号，第五段表示一组照片中第几张的顺序号，编号段间用“—”号隔开，一律采用阿拉伯数字和代码。 形成的照片档案编号，用铅笔在照片背面同样写上档号。 例： 2006 —— Y —— 1 —— 1 —— ⑥ 组 联号（一组照片中第几张） 照 片流水号 册号 保管期限代码 年度 保管期限及代码： 照片档案保管期限分为长期、短期、永久保管。分别用 “Y、C、D”对应代表。 底片分别与照片编号合一， （影像相符的照片编号与底片编号相同） 。选用合一编号法宜以照片、 底片齐全为基础。 采用照片、底片合一编号法， 可不填写底片号。 组合照片整理 1） 一组（若干张）联系密切的照片按顺 5 序排列后， 合成一 照片， 写 合照片 明。采用 合照片 明的照片其 照片 明可以 从 。 2） 合照片 明 概括揭示 照片所反映的全部信息内容及其他需要 明的事 。 3） 在 合照片 明中指出所含照片的起止 号和数量。 4） 同 中的每一 照片均用 笔在 照片 明的左上角或右上角 出 符号。符号按 依次采用“①” 、“②”、“③”??同 中的照片其 符号相同。 如册内只有一 照片和其他散片 ， 符号采用“①” 。 符号不宜越册。 5） 整理照片 因保管期限或密 的不同，有些同 的照片可能会被分散到不同的照片册内， 在 合照片 明中指出 些密切相关照片的保管期限、册号和 号。 6） 合照片 明可放在本 第一 照片的上方，也可放在照片卡内。 照片入册 1）照片册一般由 297mm×210mm大小的若干芯 和封面、 封底 成。芯 以 30 左右 宜，有活 式和定 式两种。 册号：从保管期限内照片册的排列从 “1”开始依 序 号。 号：格式中的 号是指照片在册内的排列从“ 1”开始的 序 号 6 2）按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。 3） 大幅照片的放置 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入