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5S文件和办公室管理 5S起源于日本的一种现场管理方法，首先提出于 20世纪50年代。5S的目的是为了创造一个十净整洁、 舒适合理的工作环境，并通过工作环境的整治，达到改善和提升管理的功效。 5S包括五个项目即整理、 整顿、活扫、活洁、素养，因为这五个日文词汇的罗马拼音的首字母均为“ S”，故称为5S。 1、 5S的基本含义 整理：将物品区分为有用的与无用的，并将无用的物品活除掉。 整帆合理安排物品放置的位置和方法，并进行必要的标识。 活扫：彻底活除工作场所的垃圾、灰尘和污迹。 活洁：持续推行整理、整顿、活扫工作，并使之规范化、制度化，保持工作场所的十净整洁、舒适合理。 素养：要求工作人员建立自律和养成从事 5S工作的习惯，使5S的要求成为日常工作中的自觉行为。 2、 5S之间的关系 5S中的五个部分不是孤立的，它们是一个有机的整体。整理、整顿、活扫是进行日常 5S活动的具体内 容；活洁则是指对整理、整顿、活扫工作的规范化和制度化管理，以便能够使整理、整顿、活扫工作得 以持续开展，保持好的整理、整顿、活扫水平；素养是要求员工建立自律精神，养成自觉进行 5S活动 的良好习惯。 5S活动的5个部分的相互关系如下图表所示 3、 由5S发展而4、 来的6S、7S、8S 5S实施的要点 整理的实施要点 项目整理 定义 将工作场所的物品分为有用和无用的，活除无用的物品，在岗位上只放置有用物品。 目的 腾出空间，以便更充分地利用空间。 防止误送（送错地方），误用（无用的或不良的）。减少库 存量。创造活爽的工作环境。 主要活动 明确原则，大胆果断活除（或废弃）无用品。 研究无用品的产生原因，对其进行对策。 推 进文件编排、存放系统。 作用 增大空间，提高工作效率； 提高工作质量； 有利于减少库存，节约资金； 使员工心情舒畅，工 作热情高涨。 实施要点 废弃的决心。 行动要快速果断。 1） 用与无用物品的判定 2） 判定后的处理 一般有以下几种处理方法： 退货或作价卖掉； 挪用于其他项目或部门； 修理、修复，恢复其使用价值； 无使用价值废弃处理； 3） 无用物品判定和处理的要点 4） 建立一套无用物品废弃的程序 要领： 马上要用的、暂时不用的、长期不用的要区分对待； 即使是必需品，也要适量；将必需品的数量降到最低程度； 在哪儿都可有可无的物品，不管是谁买的，有多昂贵，也应坚决处理掉，决不手软！ 整顿的实施要点 项目整顿 定义 把必要的东西留下来，依照规定的位置整齐摆放，加以标识。 （将必需品放于任何人都能立即取到 的状态--即寻找时间为零） 目的 工作场所一目了然。 减少或消除找寻的时间。 创造整齐、整洁的环境。 消除积压物品（如设备 的备用品等） 主要活动 合理地决定物品的保管方法和布局。 彻底实施定点、定位存放管理。 将物品、场所的有关 内容（名称、数量、状态等）进行标识。 作用 提高工作效率；将寻找时间减少为零；异常情况（如丢失、损坏）能马上发现；非担当者的其他 人员也能明白要求和做法；不同的人去做，结果是一样的（已经标准化） 实施要点三定原则：定物、定位、定量。 标识：在现场进行适当的标识。 1） 定位：决定合理的位置 确定物品放置的合理位置应该遵循两个原则： 一是位置要固定，二是根据物品使用的频度和使用的便利性来决定物品放置的场所。这种固定，可以使 人的行为习惯固定，从而提高人的工作效率。 进行定位管理后将获得如下几个方面的好处： 将物品放置的位置固定下来，有利于使用者养成良好的行为习惯，便于物品的寻找和管理，提高工作效 率。 工作过程中使用的物品较多，不可能都放置在操作者的手边，这就需要根据物品的使用的频率决定物品 放置的场所。 常用的物品放在最短时间可以取到的地方，较常用的物品放置在固定的摆放区，不常用的物品放置到仓 库或工具房。 总之，进行定位管理对保持现场的整顿状态，提高工作效率是有很多益处的。 2） 定量：决定合理的数量 确定物品放置数量的原则是，在不影响工作的前提下存放的数量越少越好。 这样做的好处是不占用场地， 不占用资金，并且管理简单。 消耗品的数量的确定： 对消耗品合理数量的管理需确定物品的安全库存量和最大库存量。 所谓安全库存量是指为了保证不因为缺货影响工作而设定的物品存放量， 到物品的安全库存量时必须进 行购买，以保证不发生缺货的情况。 物品的最大库存量是为了防止物品过量购入而设定的物品最多库存的数量。 3） 标识：进行合理的标识 在工作现场，标识要回答两个相对应的问题，一是“物品存放在哪里” ，二是“这是什么场所”，留在现 场的物品必须放置在指定的地方，每一件物品均有其指定的储位，并标识活楚，使谁都明白“物品放在 哪里”。在现场的每一个空间有明确的用途，应活楚地标识作业区、检查区、物品存放区、通道等位置。 使谁