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办公室自动化与翻译软件 随着商业和科学技术的发展以及全球化的趋势，各种商务活动，如商务信函的往来、商 务文档与合同的草拟、谈判的准备和进行等，都从最初的纯人工或大部分人工执行与操作， 发展为借助办公室设备与计算机软件提高办公效率，近年来更是愈来愈趋向于向高度自动化、 智慧型、便捷性发展。本节将对办公室自动化和商务英语翻译中常用的翻译工具软件作简要 的介绍。 一、办公室自动化 1. 办公室自动化定义与特征 办公室自动化（office automation ，简称OA ）是指在传统的办公室中，应用各种新技术、 新机器、新设备等硬软件产品，特别是计算机和数据处理系统，代替人工执行或操作，实现 办公室内日常事务性业务或工作的自动化。 通常办公室的日常事务性业务和工作主要涉及大量文件的处理，包括填写表单、起草报 告、撰写通知、回复信函和邮件、整理各类业务文件、接收外部文件、存档文件，以及复件 和传真文件等等。因此，应用计算机和计算机文字处理技术创建、编辑、修订和存储各类文 档，或采用其他设备，如扫描仪、复印机、传真机、打印机和网络设备等读取、复制、传递 文档，是办公室自动化的基本特征。 随着科学技术的发展，特别是计算机技术、网络通讯技术和数据库技术的成熟，办公室 自动化日益趋向以下特点： (1) 集成化：人与机器集成、机器与系统集成、软件与硬件集成、办公系统同个人终端 集成、个人终端与社会公众信息系统集成，构成一个高度集成、高度一体、连锁响应的开放 式体系。 (2) 智能化：办公室中大量的日常事务都是借由机器辅助人类完成的智能性劳动，如语 音和文字识别、文件信息提取与处理等。随着机器的智能越来越高，所需的人工越来越少。 人更多将时间和精力用于判断、决策和处理应急事件等。 (3) 多媒体化：涵盖了数据、文字、语音、图形、动画、视频及影像，甚至人体动作的 综合处理。 (4) 网络化：通过互联的网络系统，办公室资源可实时传送与共享，甚至可跨机器、跨 平台、跨系统操作和处理。 (5) 移动化：随着无线网络技术的发达和个人终端的接入，以及虚拟技术的发展，办公 系统可通过无线网络，在安全防火墙的保护下，连接至任一移动人机终端，如带键盘输入或 触摸屏的专用设备、可识别和处理语音的设备，甚至是智能手机（如iPhone ）和平板电脑（如 iPad ）等。如此，办公室内外都可以变成工作场所和办公平台，使无缝连接的自动化无时不 有、无处不在。 2. 办公室自动化的目的和功能 2.1 办公室自动化的目的 于功弟、陈梅英和潘宏（1995 ：56 ）提出，办公室自动化的目的，是充分利用现代科学 技术的最新成果，实现办公活动科学化、自动化，最大限度地提高办公效率和改进办公质量， 改善办公环境和条件，减少或避免各种差错和弊端，缩短办公处理周期，并用科学的管理方 法，借助于各种先进技术，提高管理和决策的科学化水平，从而实现办公业务自动化。 引进、推行办公室自动化可以有以下目的： (1) 改进办公室工作效率和服务质量； (2) 提高办公室的时间、空间效率和灵活性； (3) 增强办公室的信息处理能力； (4) 优化组织结构和人员配置，增强组织行为的持续力、机动力； (5) 改善办公条件和办公环境； (6) 提高管理和决策的科学化水平。 在信息化时代中，办公室自动化水平也是组织、机构和企业信息化水平的具体体现。一 套完善的办公室自动化系统，不仅能够促进办公室数字化，而且还能支持一体化、集成型、 一站式的信息展现，改善业务流程，提高信息收集和处理的效率，并且为管理决策提供即时 和全面的支持。 2.2 办公室自动化功能 办公室自动化功能是指办公室自动化系统应具备的功能。系统不同，其具备的功能也不 同。办公室自动化具有事务处理、信息管理和辅助决策三种功能。 (1) 事务处理功能 事务或业务处理功能是办公室自动化最基本和最普遍的功能，完成此类事务处理功能的 办公室自动化系统称为事务处理系统（Transaction Processing System ），简称TPS。这类系 统都是处理日常的办公操作，直接面向办公人员，可能涵盖以下子系统：  公文档案子系统，包括文件收发登录、电子文档管理、公文归档与查阅等功能模块；  日常办公子系统，包括督办、催办、会议管