档案信息管理系统使用管理守则.docxVIP

精心整理 档案信息管理系统 使用手册 目 录 5.4 ． . .................................... 归档状态管理 27 30 31 31 1 2 2 3 一、登录档案信息管理系统 打开一个 IE 窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。 1.1. 系统首页 登入系统后，首先进入档案信息管理系统首页，如下图所示。 首页的导航栏中，“首页”用于进行档案相关的操作， “消息列表”用于管理个人的站内消息，“全文检索” 用于对有权限的所有档案原文进行全文检索，“系统管理”用于进入管理后台，进行系统的管理。 2019 年－ 9 月 精心整理 1.2. 个人设置 点击首页左上方的“个人设置” ，弹出个人设置窗口，如下图所示。 填写必要的信息后，点击提交修改个人信息 1.3. 修改密码 点击首页左上方的“修改密码” ，弹出密码修改窗口，如下图所示。 填写正确的旧密码、 新密码和确认新密码， 点击提交修改当前帐号的密码。 1.4. 退出系统 点击首页右上方的“退出系统图案” ，系统将注销当前用户，并返回登录 页面；直接关闭浏览器，系统也将注销当前用户。 二、档案库定义 浏览左边树，如上，可见“添 | 删| 修”文字链接，分别用于添加档案库， 删除档案库以及修改档案库信息。 2.1. 添加档案库 选中将要添加子档案库的档案库例如“科技档案” ，然后单击“添”文字 链接，弹出如下窗口。 输入档案类别即将添加的档案库名称，单击“提交”即可。系统会弹出如 下对话框： 如上意思是指选中的父类别将无法显示用户添加到该类别的数据。如果单 击“取消”该添加操作。 2019 年－ 9 月 精心整理 2.2. 删除档案库 在左边树形中选中将要删除的档案库，然后单击“删”文字链接，弹出如 下窗口。 单击“确定”即可。系统会弹出如下对话框： 如果单击“取消”该添加操作。 2.3. 修改档案库 在左边树形中选中将要修改的档案库，然后单击“修”文字链接，弹出如 下窗口。 可以修改档案类别即档案库名称，以及描述，单击“提交”即可。 三、结构设计 在左边树形中选中将要设计的档案库，然后单击“结构设计”文字链接。 如下图所示。 3.1. 引入其它库结构 单击主窗口下面的按钮 ，作用在于可以将其它档案库结 构的设计的结构部分或全部拷贝到当前档案库中。如下窗口显示。 选择要被拷贝的档案库即可，如下窗口显示： 在列可以进行选择，若选中表示拷贝。然后单击“提交”即可。 3.2. 添加与修改 单击主窗口下面的按钮 ，添加新的一空白列，在该列中就可以 2019 年－ 9 月 精心整理 如下输入 第一列为中文名字，即为显示的名称。第二列为英文名字，其对应表中的 列名。第三列为类型， VARCHAR2为字符串类型， NUMBER为数字类型。第三类 为长度，通常 VARCHAR2类型输入 300，如果“备注”通常输入 1000，通常 NUMBER 类型输入 10 或 16 即可。 单击主窗口下面的按钮 ，可以将新添加的列移除。 单击主窗口下面的按钮 ，可以当前所做的添加或修改进行保存。 3.3. 删除列 选中网格中的某列，然后单击主窗口下面的按钮 即可。系统提示 要去确认是否删除该列。 该功能一定小心谨慎，删除后该列数据将无法修复。 3.4. 显示顺序 单击主窗口上方 ，用于控制档案库中数据依次显示的顺序。单击如 下窗口弹出。 在下拉框中选中列，单击按钮“最上面” “向上移”“向下移”“最下面” 分别移动到最上面，向上移动一格，向下移动一格，移动到最下面。单击提 交按钮保存。 3.5. 隐藏设置 单击主窗口上方 ，用于将档案库中某些列数据不显示，隐藏起来。单 击如下窗口弹出。 2019 年－ 9 月 精心整理 中需要 藏的列，然后“提交”即可。 3.6. 为空设置 主窗口上方 ，用于档案 中某些列数据添加或修改 不允 空。 如下窗口 出。 中不允 空的列，然后“提交”即可。在添加或 的 候如果字段 空 会 行提示， 入不允 空。 3.7. 数据初始 主窗口上方 ，用于初始化档案 中某些列数据，以方便用 添 加新数据。 如下窗口 出。 首先 要初始 置的列。 其次， 如果 定固定 在（ 1） 入固定 下 入固定的 ，例如： 如果 定自 累加的 ， 在（ 2）自 累加 入，例如： 注意， 前 表示自 累加 1，2，3?之前的固定 ，例如 fg1,fg2,fg3 ? 依 于表示“所有” 从所有数据的 数开始 数，如果 列 表示 列的 一致的 行 数。 如果 定可 的 ， 在（ 3） 入可 ，多 之 用空格隔开，例如： 2019 年－ 9 月 精心整理 3.8. 关联设置 单击主窗