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第一章 行政办公室配置 第一节 行政办公室架构图 行政办公室组织架构 行政办公室 行政管理 仓库管理 行政专员 1 人 计划运营专员 1 人 仓库管理员 1 人 行政主管 1 人 行政经理 / 副经理 1 人 编制 5 人 在岗 4 人 第二节 行政办公室部门职能 行政办公室职能 序号 职能 公司日常行政、计划运营管理工作； 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合。 拟订行政后勤等工作管理制度，并检查、监督和执行。 拟订公司文件，接待、督办、处理各类来函及处理公司各类公文。 组织安排公司的各种会议， 做好会议记录、纪要工作，并监督会议决议的执行情况。 按照公司档案管理规定，做好档案管理工作，确保档案管理妥善、井然有序。 做好资产管理工作， 建立生活用房屋固定资产帐册、 员工宿舍等用于行政后勤生活 7 服务的财产帐册。 根据仓库管理规定，做好仓库管理。 与外包单位的对接，做好外包服务合同执行情况跟踪，外包服务费用请示付款。 编制分公司年度预算，按月作进行预算执行分析；严格控制各类办公费用的开支， 10 降低办公运营成本。 与各部门及上级保持良好沟通， 定期向上级汇报工作和计划执行情况。 与当地项目 11 公司的工作对接与信息沟通。 第三节 行政办公室岗位职责 行政经理 / 副经理岗位职责 工作职责 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合。 负责组织行政后勤等工作管理制度的拟订、检查、监督和执行，文件的起草和制定。 负责相关部门来函的接待、处理、催办工作。经总经理审核后，准确、及时处理公司收到的、 3 通知、传真、函件、报表等公文。 与总经理保持良好的沟通，保持与各部门之间的协调与沟通，及时了解各部门工作任务完成 4 情况，定期向总经理汇报工作和计划执行情况、机构和人员调配情况及其它重大事宜。 组织安排公司的各种会议，做好会议记录、纪要工作，并监督会议决议的执行情况。 按照公司档案管理规定，做好档案管理工作，确保档案管理妥善、井然有序。 做好资产管理工作，建立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财 7 产帐册。 根据仓库管理规定，做好仓库管理。 负责主持本部的全面工作，组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务， 9 做好部门员工队伍建设，组织部门员工的学习、培训、考核，不断提高员工业务素质。 本着合理节约的原则，编制分公司年度预算，按月作进行预算执行分析；严格控制各类办公 10 费用的开支，降低办公运营成本。 负责外包单位的工作对接，做好外包服务合同执行情况跟踪，外包服务费用请示付款。 公司、部门领导交办的其它工作。 行政主管岗位职责 工作职责 协助部门经理落实本部人员岗位责任制及工作标准，对各专员工作进行监督指导。 配合部门经理完成对公司各部门的组织协调工作，维护各项管理制度的执行与实施。 熟悉行政办公室各项工作模块，协助部门经理主持本部门的全面工作。 在部门经理的指导下落实资产申购、请示、报批等相关工作。 5 负责公司资产管理制度的制定与实施， 合理配置公司各项资产， 提高利用率， 避免资源浪费。 对公司固定资产进行清查、登记、统计、汇总及日常监督检查工作，做到帐帐、帐卡、帐物 相符。 负责组织公司资产的定期盘点、维修、报废处理工作。 负责公司会议前期准备工作，会议资料的收集工作及会议纪要的记录工作。 在部门经理的安排下做好行政后勤保障工作。 公司、部门领导交办的其他工作。 行政专员岗位职责 工作职责 负责各类资料、文件、函的拟定、整理、分类、归档工作。 负责公司及部门文件收发、文件签批及流转进程的跟踪和落实。 负责办公用品的统计、申领、发放工作。 负责公司各项通知、制度、总结的编写、拟定工作。 负责公司宿舍的登记、安排、管理工作。 负责员工活动的策划、组织、实施等工作。 负责公司各项活动的安排、协调、记录工作。 协调会议室预定，合理安排会议室的使用。 做好与分公司业务往来的各项接待工作安排。 公司、部门领导交办的其它工作。 工作关系 汇报 行政主管、行政经理 / 副经理 对内关系 督导 无 协调 华南城集团、第一亚太深圳分公司各部门 对外关系 沟通 无 计划运营专员岗位职责 工作职责 负责分公司内部计划管理工作，按既定时间节点对各部门、管理处工作情况跟踪落实。 按时完成分公司周、月、季度的计划和总结内容及各项管理报表； 协助部门经理参与公司监督、管控制度与流程的执行。 协助部门经理收集汇总各部门月、季度工作计划，参与筹备公司月、季度运营会会议。 5 协助部门经理完成公司体系建设维护工作， 参与组织编制、 修订和完善分公司层面各项制度。 负责分公司各项制度、合同等的执行情况跟踪，对行政办公纪律进行检查与通报。 领导交办的其它工作。 仓库管理员岗位职责 工