文件记录控制程序-201-01-.docxVIP

文 件 记 录 控 制 程 序 -201-01-4-02 文 件 编 号 ：201-01-4- （ 02~37 ） 金强（建材）科技股份有限公司 程序文件 版本：B 体系 第 2 页共16 页 文件记录控制程序 201-01-4-02 目的 对公司各类文件进行有效管理， 以确保各使用文件的场所能方便地获得有效版本的文件，防止误用。 适用范围 适用于金强（福建）建材科技股份有限公司各部门对文件的管控。 职责 3.1 总经理 负责重要文件，如：通知、公告、奖惩等文件的签 批。 3.2 综合管理部 负责各类文件的发放、整理、归档、保存和作废文件的销毁。 3.3 各职能部门 文 件 编 号 ：201-01-4- （ 02~37 ） 金强（建材）科技股份有限公司 程序文件 版本：B 体系 第 3 页共16 页 负责各自部门文件的编制、审核，以及本部门使用的文件、记录表格的发放、控制和保管。 文件管理 4.1 文件的编号和版本 文件编号规则： 公司代码 - 部门代码 - 文件类别代码 流水号。 记录表单编号规则：文件编号 F表单流水号。 文件编号规则示例： 201-01-1-01 ，代表：金强建材科技 - 综合管理部 - 制度类 - 流水号。 记录表单编号规则示例： 201-01-1-01F01 ，代表：金强建材科技 - 综合管理部 - 制度类 - 流水号 F表单流水号。 公司代码、部门代码、文件类别代码，见表 1- 表3。 文件的版本号， 按照英文大写字母： A、B、C...... 以此类推。 表 1 公司代码 NO. 公司 代码 1 金强控股集团有限公司 100 2 金强建材园区 200 3 金强（福建）建材科技股份有限公司 201 4 博那德园区 300 文 件 编 号 ：201-01-4- （ 02~37 ） 金强（建材）科技股份有限公司 程序文件 301 版本：B 体系 5 福建博那德科技园开发有限公司 第 4 页共16 页 表 2 部门代码 NO. 部门 代码 1 综合管理部 01 2 研发中心 02 3 财务部 03 4 营销中心 04 5 生产中心制造部 05 6 生产中心品保部 51 7 生产中心设备部 52 8 生产中心采购部 53 9 生产中心物控部 54 10 生产中心办公室 55 文 件 编 号 ：201-01-4- （ 02~37 ） 金强（建材）科技股份有限公司 程序文件 版本：B 体系 第 5 页共16 页 表 3 文件类别 NO. 部门 分类 代码 代码 1 规章、制度、规定、办法、细则、 制度 1 应急预案、工作方案、工作计划 2 流程图文件 流程 2 3 企业标准、规范、规程、试验方 标准 3 法、工艺守则 4 管理手册、程序文件 体系 4 5 作业指导书、检验基准书 作业 5 注：外来文件的编号直接沿用原代号（编号）。 4.2 文件的格式要求 金强（建材）科技股份有限公司 程序文件 体系 文件的格式，见本文件的附录。 4.3 文件的控制状态  文 件 编 号 ：201-01-4- （ 02~37 ） 版本：B 第6 页共16 页 文件的控制状态为 “受控” 状态与“非受控” 状态，以区分文件的控制程度。 用于指导生产的技术文件，均需受控。 4.4 文件的编制、审核、批准权限 文件的编制、审核、批准权限，见下表。 序  表4 编制、审核、批准权限表 号 1 2 3 4 5  文件类别 规章、制度、规定、办法、细则、应急预案、工作方案、工作计划 流程图文件 企业标准、规范、规程、试验方法、工艺守则 管理手册、程序文件 作业指导书、检验基准书  编制部门 审核 批准 各部门 部门领导 总经理 各部门 部门领导 部门领导 研发中心 / 部门领导 部门领导 生产中心品保部 综合管理部 部门领导 总经理 生产中心制造部 / 部门领导 部门领导 生产中心品保部 4.5 纸质文件的发布 生产中心使用的文件，自行发布。其余部门使用文件，由综合管理部进行管控发布。 文 件 编 号 ：201-01-4- （ 02~37 ） 金强（建材）科技股份有限公司 程序文件 版本：B 体系 第 7 页共16 页 需受控的文件，需加盖“受控”章。 各类文件的发布， 由编制部门人员依据文件审批的结果，在《文件发行 / 回收记录表》上登记。 接受文件的部门人员，在《文件发行 / 回收记录表》上签收，文件发行部门负责保管原件。 文件分发到各部门，需要识别各部门代码。各部门代码，见表 2。 4.6 电子文件的存档和发布 电子文件，由综合管理部在 OA系统的文档中心上传发布，所有 OA用户均可阅读和下载。 4.7 各部门对文件和记录的管控 各部门需要保持自己部门的文件清单和记录清单，记录与《部门在用文件（记录）清单》。 文