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会议管理 101 招 使会议开得卓有成效 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 每次一开始就让大家都清楚会议目的。 如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 要熟悉正式会议的各种程序规则。 要注意正式会议所具有的一切法律要求。 开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 信息要加以选择，避免过多。 组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 通过限制上会议时间使会议完善。 电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 仔细考虑你要召开的会议的类型。 会议要尽可能小，以免分散注意力。 在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 凡辅助文件均应与议程一并发出。 会前先拉几个盟友。 开会前必须确信一定能达到会议目的。 只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。●会议准备 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 决定开会时间前要先考虑交通时间。 如果人们不能出席则应该重新安排会议。 在议程各个项目旁列出发言人姓名。 要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 任何议程变动都必须通知主持人。 议程要尽可能短小简单。 尽量将议程限制于一页纸上。 最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 必须将电话转移出会场。 将有可能出问题的会议安排在中立地开。 要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、 运行时刻表和季 节变化。 要找个确保没有干扰的会场。 要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 使用圆桌可使会议定调为非正式。 务必使全体与会者既能看见又能被看见。 座位之间应有一臂长的间隔。 不能让与会者受太阳直接曝晒。 要求与会者关闭移动电话和传呼机。 不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 要确保特殊饮食在需要时能有供应。 会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。●出席会议 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 会前拟出自己的发言稿。 和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 要保持积极的脸部表情和音调。 为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 开始发言前先作深呼吸。 既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 谈判时要识别任何有一致性的地方。 为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 ( 责任编辑： )