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员工外出费用管理规定 管理文件 编号 Y D-MR-44-2016 实施日期 2016年08月17日 版次 A/0 页数 7 编写 审核 批准 1目的 为保证员工外出（包括因公出差、外出施工、驻外工作）工作和生活的需 要，规范员工外出费用管理，根据大连市有关规定，结合我公司实际情况，特 制订本管理规定。 2范围 适用于公司所有员工（含试用期员工）。 3职责 3.1财务部负责外出借款、费用报销的审核。 3.2外出人员负责借款、报销手续的办理。 4定义 4.1 一类地区：直辖市、省会城市、经济特区（深圳、珠海、汕头、厦门、海 南省）。 4.2二类地区：除一类地区外的地级市城区。 4.3三类地区：县及县级市辖区。 5工作程序 5.1外出申请 5.1.1员工外出当日往返的由部长批准，员工外出二日及以上，外出时间不超 过15天，借款、报销金额不超过3,000元且在规定标准范围内的，由部长审核, 主管副总经理（以下含总工程师）批准。外出时间超过 15天、借款报销金额超 过3,000元或部长（以下含副部长）副总等干部外出，须报总经理批准。 5.1.2夕卜出到一、二类地区和三类地区二日以上（含二日），外出前必须办理出 差审批手续，按要求详细填写《出差申请单》，按批准的申请出差。出差申请单 附表交部门考勤员，月底连同考勤报表交行政人力资源部。 5.1.3夕卜出费用报销以《出差申请单》批准内容为准，外出途中发生变更的， 回来后补办审批手续，否则不符项目不予报销。 5.1.4自带车辆外出，必须在《出差申请单》附表中将自带车型、同行人员等 信息填写完整。 5.1.5除施工或简单唯一任务的外出，必需填写具体、明确、详细的《员工外 出计划书》一式二份，一份本部门存档，一份财务部借款审核备案。 《员工外出 计划书》格式详见附件。 精品文档 5.2外出借款 521员工外出可以预借外出预算额度120%勺差旅费。出差期间需要招待，应 在《员工外出计划书》上列明招待计划，招待费借款须填写《招待费申请单》。 5.2.2《出差申请单》代借款单使用，员工外出借款均应由本人填写《出差申请 单》，本人无法亲自办理借款手续，可以委托其他人员代为办理，批准后， 到财务部领取款项。 5.2.3预借现金超过3,000元，需提前半日通知出纳员。预借现金超过 5万元 需提前两天申请。 5.2.4外出借款实行前款不清，后款不借的原则。再次出差必须将之前所借款 项报销或偿还后，方可再借款。 5.3外出费用报销 5.3.1外出费用报销须在返回公司 7日内办理完毕，逾期不报，按《财务管理 规定》处理。 5.3.2员工外出须按规定粘贴全部有效票据，并在每张票据上签署本人姓名。费 用票据须按每次发生的时间顺序粘贴，不得将多次外出费用交混粘贴报销。 5.3.3除包干使用、不凭据报销的项目以外，其它报销项目均要求据实提供有 效发票报销。 5.3.4超出规定标准的费用，必须在报销前经总经理在票据上签字或单独批准， 否则超出的费用不予报销，由个人承担。 5.3.5火车票或飞机票丢失，能够提供购买证明的，按证明金额的80%F以报销， 不能提供证明的，按火车硬席票价报销。特殊情况不能提供票据，须书面说明 原因，报总经理批准方可另行报销。 5.3.6技术服务、调研等外出报销时，同时须按要求提供服务或调研等报告， 详细报告出差任务的完成情况。 5.4交通工具 5.4.1员工外出应本着安全、经济的原则，按规定选择适宜的交通工具，具体 如下：能乘坐公共交通，不自带汽车；乘汽车，能乘大车不乘小车；能乘火车， 不乘汽车；能乘普通列车，不乘高铁；能乘高铁，不乘飞机。 5.4.2乘坐交通工具，总经理据实报销，其他员工在标准限额内据实报销。标准 如下： 火车（不含高铁）：全体员工均可乘坐火车硬座（晚八时至次日晨七时之间在车上过夜四小时以上，或连续乘车超过八小时的，可乘坐硬卧（软席） ，不乘 坐硬卧（软席），按硬座票价的50%发给夜行车补助费）。 高铁：全体员工均可乘坐二等坐席。 轮船：全体员工均可乘坐轮船三等及以下舱位。 飞机：副总出差距离500公里以上，部长出差距离700公里以上，可乘坐 精品文档 飞机经济舱。 长途汽车：在火车无法满足的情况下，方可选择长途汽车。 乘坐出租车等其他交通工具或超过上述标准乘坐交通工具，须经总经理批 准，未经批准费用不予报销，由个人承担。 543其他员工因公务紧急，需乘坐飞机、高铁，须在《出差申请单》写明， 并报总经理批准，标准按7.2执行。 544部长级以上领导外出，可自驾车辆。出差地范围之内发生的燃油费、过 路费、停车费，经审核后据实报销，其他费用不予报销，不享受市内交通费补 助。 5.4.5为方便开展业务，高级区域经理可将自驾车辆停放于主要业务地，并在 业务区域内自驾车辆办理业务，使用公